Avec DIMO Gestion, ASSU 2000 affine son reporting financier

Premier réseau de courtage au service du particulier, ASSU 2000 a vu le jour en 1975 avec l’ouverture d’une 1ère agence à Montreuil (Seine-Saint-Denis). Le réseau s’est tout d’abord développé en Ile-de-France, puis progressivement sur l’ensemble de la France. Le chiffre d’affaires consolidé (après rétrocession) du groupe ASSU2000 était de plus de 63 M€ pour un résultat net de 8.8 M€ ; avec un effectif moyen de 669 salariés.

Aujourd’hui, forte d’un réseau de 400 points de vente sur tout le territoire national, la société n’a cessé de grossir y compris par croissance externe, pour constituer un véritable groupe :3 sociétés de distribution en France, 2 filiales étrangères, 1 GIE (Groupement d’intérêt économique). « En d’autres termes, souligne Thierry Bain, contrôleur de gestion d’ASSU 2000, notre élaboration budgétaire artisanale pour une société n’était plus possible dans le cadre d’un groupe multi-sociétés. Raison pour laquelle, nous avons fin 2005 commencé à envisager de mettre en place une solution pour optimiser et structurer notre démarche ». Après étude du marché, ASSU2000 adopte Cognos Enterprise Planning qu’il commence à déployer dès septembre 2006.

Des prévisions mensuelles par entité
Avant la mise en œuvre d’Enterprise Planning, ASSU 2000 utilisait essentiellement des feuilles de calcul sous Excel pour faire son élaboration budgétaire. « Nous perdions beaucoup de temps en consolidation et vérification des données, explique Thierry Bain. Depuis la mise en œuvre d’Enterprise Planning nous économisons ce temps que nous pouvons bien entendu consacrer à des tâches apportant plus de valeur ajoutée à l’entreprise telle que l’analyse ». Le déploiement d’Enterprise Planning a été précédé d’une grande mise à plat des processus de la société. Le projet a été piloté par une équipe composée du directeur informatique, 2 personnes de la direction financière ; et mis en œuvre par le contrôleur de gestion avec l’assistance de l’intégrateur Dimo Gestion (mission de transfert de compétence), et le concours ponctuel du service informatique. ASSU 2000 a créé à cette occasion un datawarehouse alimenté par les données des logiciels comptables, de la paie et des applications métiers spécifiques. Quatre mois plus tard, en décembre 2006, l’ensemble de la solution était opérationnelle pour 2 des entités. « Nous avons réellement repensé notre façon de travailler afin d’arriver à des processus budgétaires plus efficaces et structurés, ajoute Thierry Bain. Mais ce travail de fond a vraiment été bénéfique et ce à différents niveaux ». Outre les gains de temps incontestables sur la consolidation des données, ASSU 2000 constate en effet une plus grande précision sur ses prévisions. Avant la mise en œuvre d’Enterprise Planning, elle ne réalisait en effet qu’une prévision annualisée (révisée 1 à 2 fois en cours d’année) pour la société principale. Aujourd’hui, avec moins d’efforts, elle peut se permettre des prévisions mensualisées, par entité et par région. « Nous avons clairement gagné en finesse d’analyse sur le contrôle budgétaire, précise Thierry Bain. En outre, cette application comporte une dimension pédagogique que nous n’avions pas forcément vu de prime abord ».
ASSU 2000 a en effet déployé Contributor, le module qui permet de collecter les données, auprès des responsables de région. Impliqué dans le processus d’élaboration budgétaire, ces derniers sont plus responsabilisés vis-à-vis de la société. « En outre, cette nouvelle organisation permet de les sensibiliser à la gestion au sens large et aux impacts de leurs décisions, estime le contrôleur de gestion d’ASSU 2000.

Cognos pour la pérennité et la simplicité
Avant d’adopter Cognos Enterprise Planning (CEP), ASSU 2000 s’est surtout intéressé à la simplicité de l’outil qu’elle voulait mettre en place. « La solution de Cognos nous est apparue comme la plus simple à mettre en œuvre mais également à utiliser au quotidien. Le facteur pérennité a également joué dans notre choix car nous ne voulions pas investir dans une solution pour laquelle nous n’aurions pu de support ou d’évolution et, dans ce cadre, Cognos nous est apparu comme un acteur solide du marché de la business Intelligence ».
CEP a été déployé sur un Serveur IBM partagé avec d’autres applicatifs, interrogé au moyen d’une liaison terminal serveur par les PC des utilisateurs. La restitution est faite par un export sur une base de données ORACLE, et s’intégrant dans le reporting existant.

Secteur :
Assurance et services accessoires
Les besoins
• Doter le contrôle de gestion d’outils permettant d’avoir une vision consolidée et par entité (et leurs subdivisions).
• Permettre un suivi plus précis tant au niveau du contrôle de gestion que des différents intervenants.
• Adapter les shémas budgétaires aux besoins de chaque entité.
• Solution ne nécessitant pas des grosses ressources informatiques
Solutions déployées :
• Cognos Planning (2 licences Analayst, 20 licences Contibutor).
Les bénéfices :
• Des informations plus fiables : consolidée, centralisée et analysée par les outils de Cognos, les informations sont plus cohérentes.
• Des gains temps énormes : le contrôle de gestion ne perd plus de temps à collecter l’information.
• Une meilleure implication des responsables de filiale : partagée, l’information permet aux différentes personnes impliquées dans le budget de mieux collaborer, chacun étant responsabilisé sur les chiffres qu’il saisit, et d’avoir un suivi de ses prévisions.
• Le budget devient donc un véritable outil de pilotage : par la qualité des informations restituées, et aide à la prise de décision.