Comment faire un reporting ? Produire un rapport d’activité pour informer, comprendre et décider

Du reporting pour rendre des comptes ?
Il s’agit malheureusement du raccourci que font bon nombre de managers. Ainsi, au lieu de participer à la visibilité des résultats de l’entreprise, il devient aux yeux de tous et malgré lui, un outil de flicage. Et pourtant, sa réelle vocation est toute autre. Elle consiste à apporter un éclairage factuel et synthétique sur une période donnée, ou sur une activité en particulier. Le reporting doit être un guide pour le manager qui en est à l’origine, une pause temporelle pour prendre du recul faire le point sur les résultats passés.
Chaque service, en fonction de ses missions, identifiera les indicateurs nécessaires à son analyse. Le service financier sera sensible à la rentabilité d’un projet, au coût de la réalisation et aux bénéfices attendus. Le service marketing sera lui réceptif aux retombées du projet en termes de notoriété, de captation de parts de marché.
Notre nouveau produit s’est-il vendu à la hauteur de nos objectifs ? Quel segment de clientèle est le plus réceptif ? etc.
Retenir :
Outil de réflexion, voire de décision, toute l’efficacité d’un reporting résidera dans une structuration claire, synthétique et cohérente des données chiffrées.
Astuces :
Que s’est-il passé ? Pour quelles raisons ? Quelles sont les prochaines étapes ? Voilà des questions auxquelles tout reporting construit intelligemment se doit de répondre.

Un reporting concis et illustré pour plus de lisibilité
Produire un reporting est un exercice périlleux. Il vient souvent répondre à une demande précise, encore faut-il éviter de tomber dans le réflexe du tout-en-un. Choisissez vos principaux indicateurs avec minutie pour en faire ressortir les plus importants : l’essentiel d’abord, le détail ensuite. Et pour illustrer votre propos, le rendre parlant, utiliser des éléments visuels pertinents et percutants : raconter l’histoire de votre activité en chiffres et en images (courbes, graphiques, etc).
Retenir :
Privilégiez la qualité à la quantité. Mieux vaut choisir quelques indicateurs pertinents plutôt que de noyer vos lecteurs (collaborateurs ou direction) sous une masse d’informations.
Astuces :
Optez pour des éléments très visuels plus faciles à comprendre en survol qu’un long texte : des graphiques, des courbes, des cartes. Utilisez – avec parcimonie -des couleurs pour mettre en exergue les éléments importants.

Utiliser le bon visuel pour chaque indicateur
Prenez un soin particulier à bien choisir le format des visuels qui accompagneront vos indicateurs. Ils ne sont pas anodins et permettront d’appuyer clairement vos reportings. Pour chaque indicateur, vous devez choisir la mise en forme qui vous semble la plus synthétique.
Vous pouvez ainsi opter pour :
• La courbe pour démontrer une évolution,
• La jauge pour comparer un réalisé et un objectif,
• Le tableau pour donner une synthèse générale (avec des alertes de lecture pour mettre en avant des chiffres clés,...)
Retenir :
Plus vous aurez une bonne maîtrise de l’utilisation des visuels, plus votre reporting sera pédagogique. Votre audience sera ainsi à même de comprendre rapidement les principaux enseignements à long terme.
Astuces :
D’un reporting à l’autre, choisissez des indicateurs et visuels similaires : ils deviendront le référentiel visuel de vos lecteurs.

A propos de l’auteur :
Jean-Baptiste MEREL a débuté sa carrière en tant que Consultant puis Responsable Produits au sein de la société Fininfor, qu’il quittera en 1994 pour intégrer Servant Soft. En 1999, il rejoint la société Actium Développement (éditeur de progiciel de gestion) et en devient Directeur Général en 2005. Son expérience du domaine finances/gestion, ainsi que son profil « multi-facettes » (technique, commercial, marketing, etc.), en font un interlocuteur privilégié, à même de comprendre les enjeux du marché et de l’entreprise.
Jean-Baptiste MEREL, 51 ans, est diplômé de l’ISG (Institut Supérieur de Gestion) et d’un MBA de l’Université de San Francisco, Etats-Unis.