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Etude de cas | Sybase dope la réactivité décisionnelle de Phildar


Rédigé par le 9 Mai 2005

Avec un réseau de distribution particulièrement hétérogène, tant dans la taille des magasins que dans les chiffres d’affaires générés, Phildar est soumis à un fort besoin de pilotage et plus particulièrement sur la ligne de produits prêt-à-porter. Le passage à Sybase IQ va considérablement soutenir la politique de pilotage de l’entreprise, en lui apportant la réactivité attendue.



Enzo Giandomenico
Enzo Giandomenico
L’entreprise qui compte près de cinq cents collaborateurs, réalise un chiffre d’affaires de 80 millions d’euros, à répartir entre trois lignes de produits : le fil à tricoter (pour 50 %), le prêt-à-porter (pour 40 %), les collants et accessoires (pour 10 %). Pour l’hexagone, l’entreprise distribue ses produits à travers un réseau de magasins exclusifs, sous enseigne Phildar, qui se partage entre 60 succursales et 600 franchisés.
Si toutes les générations ne sont pas égales dans l’art de manier les aiguilles, Phildar conserve néanmoins sa place de leader sur le marché français. Enzo Giandomenico, responsable des services d’appui, souligne d’ailleurs la progression constante du marché du fil à tricoter sur ces cinq dernières années, « le tricot revient à la mode, il est dynamisé par les jeunes. C’est un constat qui se vérifie aux Etats-Unis mais aussi en France où fleurissent des cafés ou encore des clubs tricot.» Au-delà de l’alternance des générations, cette progression est également entretenue par la politique de renouvellement que l’entreprise applique à ses produits. Pour sa part, le prêt-à-porter s’adresse à la femme de 40 ans et plus. Si cette ligne de produits reste fortement axée sur la maille (pull, tee-shirt), elle s’étend aux pantalons, jupes et vestes et fournira le point de départ du projet décisionnel de Phildar.

PILOTER LA MULTIPLICITE DES GENRES

« Notre réseau de distribution, composé de 660 magasins, montre des différences notables de chiffres d’affaires entre les franchisés. Le CA total produit s’inscrit dans un ratio de 1 à 20, mais concernant plus particulièrement le prêt-à-porter le ratio entre le plus gros magasin et le plus petit passe de 1 à 50 » développe Enzo Giandomenico. Dans ce contexte, Phildar souhaite très vite piloter l’offre prêt-à-porter. Il s’agit pour l’entreprise de parvenir à implanter elle-même la collection en magasin, par un jeu de préconisations d’assortiment, sachant que les franchisés peuvent ajouter des modèles ou demander un assortiment plus particulier.

« Nous établissons une douzaine de préconisations, en fonction des tranches de chiffre d’affaires des magasins. La localisation des magasins n’a que très peu d’influence sur les ventes. Globalement nous vendons autant de pulls dans le nord qu’au sud. C’est véritablement le poids du magasin qui détermine la préconisation appropriée : plus le chiffre d’affaires est important plus la gamme doit être large. A l’inverse, plus le magasin sera petit plus l’assortiment proposé sera concentré sur les articles en maille (pull et tee-shirt). Enfin les volumes et la rapidité de vente conditionnent le réassort et non la recommandation », poursuit Enzo Giandomenico.

Cette démarche de pilotage est présentée aux magasins qui, de prime abord lui opposent leur bonne connaissance de leur clientèle. Toutefois, les franchisés constatent les résultats obtenus par les articles préconisés et la confiance s’établit rapidement. Enfin, cette politique est adaptée pour les plus petits magasins, « ils composent eux-mêmes leur assortiment sur la base d’une sélection en correspondance avec leur situation de chiffre d’affaires. Ils ont également la possibilité d’arrêter tout réassort. A ce niveau de magasin il faut savoir donner plus de liberté aux franchisés. La réussite d’un pilotage en central serait beaucoup plus aléatoire. Le système mis en place fonctionne bien et d’autant mieux que le chiffre d’affaires est important » précise-t-il.

Pour piloter ses gammes de produits entre les différentes typologies de magasins, Phildar manifeste le besoin d’outils très pointus. « Il nous fallait analyser les ventes afin de déclencher ou non le réassort, d’affiner la collection sélectionnée, de relancer la fabrication de certains articles… nous avions un réel besoin de précision, de finesse d’analyse et d’une bonne base de données. Il est impossible de passer en revue 660 magasins, avec pratiquement 1 000 références par saison et ce chaque matin ! » expose Enzo Giandomenico. Phildar a besoin d’obtenir une vision rapide des ventes et des stocks, d’observer les données au niveau le plus fin (modèle, coloris, taille) sachant que l’entreprise dispose d’une masse importante d’informations (produits/jour/magasins) à exploiter et ce dans des délais les plus courts possibles.

Pour traiter cette masse d’information, capitale pour l’entreprise, Phildar s’appuie dans un premier temps sur les bases de données de ses AS/400 (DB2 400). Si la volumétrie est accueillie sans problème, les manipulations de données poussent les bases au-delà de leurs limites avec pour conséquence des temps de réponse élevés et aléatoires. La situation est particulièrement pénalisante pour les gestionnaires de l’approvisionnement en magasins qui doivent disposer des informations leur permettant une action immédiate (relance de production, arrêt de la série, ralentissement ou accélération du réassort, etc…)

LA SPECIALISATION FAIT LA DIFFERENCE

Yves le Moal
Yves le Moal
La révision du système s’impose et Phildar oriente sa recherche vers une base de donnée plus spécialisée. En amont, le lien entre les systèmes de production et la base de données décisionnelle est assurée par l’ETL de Sunopsis qui sera maintenu dans son rôle. Le système central est composé d’un ERP, mis en place il y a une quinzaine d’année, complété de plusieurs modules et d’un système d’encaissement au niveau des magasins issus de développements spécifiques. Les applications internes traitent les besoins de logistique, de gestion des bons de commande… tandis que l’application décisionnelle se charge de calculer les différents assortiments et de déterminer leur destination entre les différentes typologies de magasins. A son tour l’application décisionnelle renseigne les applications de production du fruit de ses analyses. « Les éléments extraits du système décisionnel sont analysés par les chefs de produits afin de décider des réassorts, d’une poussée d’information, etc. » précise Yves le Moal, responsable informatique de Phildar. L’ETL prend l’information à sa source « chaque jour, vers 22 heures, les informations concernant les ventes et l’état des stocks remontent des magasins vers le site central. Elles sont très rapidement intégrées au niveau de l’ETL pour venir alimenter la base décisionnelle » poursuit-il. L’alimentation des bases décisionnelles pouvait prendre plusieurs heures tandis que les requêtes utilisateurs s’inscrivaient dans un délai de quelques minutes à plusieurs heures. « Nous sommes allés au maximum de ce qu’une base traditionnelle pouvait donner. Nous nous sommes donc tournés vers les éditeurs de base de données dont Sybase. Le système d’exploitation et le niveau d’administration requis ont pesé dans la balance. DB2 est bien connu chez nous. Nous avons aussi quelques bases SQL donc ce type d’administration ne nous est pas étranger… et il était important pour nous de rester en terrain connu. Quant à Sybase, nous avons eu la démonstration d’une administration très peu consommatrice de ressources et de performances sans appel » développe Yves Le Moal.
En l’occurrence, Sybase IQ tourne sur une plate-forme Windows 2000.

RECUPERATION DE L’EXISTANT

Le passage sur Sybase IQ n’a pas remis en cause la structure de la base. Les seules modifications apportées concernent les requêtes SQL. « L’AS/400 répond à des requêtes SQL particulières dont certaines ont du être modifiées. La spécialisation imprime sa différence, « aujourd’hui le temps d’intégration des données magasins vers le système Sybase est réduit à 3 heures. Avec le passage sur Sybase IQ, l’ensemble des agrégats a été abandonné, réglant ainsi les problèmes de temps de traitement lié au calcul des agrégats dont la seule fonction était d’optimiser les délais d’interrogation et allégeant d’autant la phase d’alimentation.
En terme de volumétrie, le système décisionnel accueille 50 Go d’informations, les stocks journaliers atteignent 18 millions d’enregistrements, les stocks hebdomadaires se situent à 250 millions d’enregistrements et les ventes journalières représentent 42 millions d’enregistrements », détaille-t-il.
Pour Yves Le Moal, Sybase IQ est véritablement dimensionné pour une utilisation décisionnelle ce qui explique notamment les performances obtenues. Mettre en balance les bases de données traditionnelles et Sybase IQ est un exercice auquel no Enzo Giandomenico, ni Yves Le Moal ne veulent se livrer considérant le débat faussé puisqu’il revient à comparer des solutions généralistes à un SGBD particulièrement adapté.

ROI ET LIBERTÉ D’ANALYSE

Les données sont exprimées à travers l’outil de restitution Business Objects confirmé dans son rôle avec le passage à Sybase. L’outil est employé par une cinquantaine d’utilisateurs qui construisent leurs requêtes seuls ou avec l’aide de l’informatique. « Certaines requêtes sont automatisées, via Broadcast Agent, et diffusées auprès d’une quinzaine d’utilisateurs dont la direction générale, la force de vente, ou les magasins. Il s’agit de comparatifs de vente, des recettes journalières de nos magasins décomposées entre le « tous produits », le fil à tricoter, le prêt-à-porter, le bas/collant, comparées à l’année précédente. Le classement est basé sur les recettes, avec des vues disponibles par produit, « quelque soit le type de requête, même la plus complexe, le délai d’attente ne dépasse pas cinq minutes. »

Le premier bénéfice se joue sur la réactivité notamment concernant les préconisations d’assortiments faites aux magasins. Les retours des utilisateurs les plus avancés sont sans équivoque « auparavant, lorsqu’ils s’interrogeaient sur une gamme ou un coloris, ils hésitaient à lancer une requête ignorant le délai que prendrait l’obtention de la réponse. Aujourd’hui, ils lancent immédiatement la requête avec la garantie que 5 minutes plus tard ils pourront analyser les résultats et aller au plus fin dans l’analyse » explique Enzo Giandomenico. La réactivité est beaucoup plus importante. Les résultats sont disponibles très tôt, donc certaines décisions peuvent être prises beaucoup plus vite. Certains tableaux et comparatifs sont accessibles aux succursalistes via l’intranet Phildar. Cette information était déjà disponible mais sur papier avec les délais inhérents à ce mode de diffusion. Or aujourd’hui, l’information concernant les ventes de la veille est disponible dès le matin 8 heures. « Notre particularité repose sur notre volumétrie et notre besoin d’affiner l’analyse d’autant plus que notre réseau est hétérogène en terme de chiffre d’affaires comme d’assortiment » poursuit-il.

Même si le changement pour Sybase IQ n’a pas fait l’objet d’un calcul formel de retour sur investissement, Enzo Giandomenico trouve sans peine des points de rentabilité, « une information dont la disponibilité prend plusieurs heures n’est pas une information qui est exploitée ! Quelque soit le besoin, si la réponse tarde trop, elle devient inutile sinon en contradiction avec le but recherché ; cela revient à piloter en aveugle. Aujourd’hui nous constatons une augmentation du chiffre d’affaires liée à la réactivité : les bons articles au bon endroit, là où ils se vendent ; c’est aussi la capacité de gérer les articles qui ont tendance à stagner afin de réduire la démarque. Enfin, c’est grâce à l’observation des ventes que s’affinent les collections futures… Depuis 18 mois nous sommes sur une croissance à deux chiffres en prêt-à-porter, sur un marché relativement calme. Sybase IQ participe à cette croissance par le soutien qu’il apporte au travail des chefs de produits et à une collection qui continue d’évoluer… Nous avons gagné en finesse d’analyse et en réactivité. Dans notre contexte, le choix d’un outil aussi particulièrement adapté au décisionnel ne fait aucun doute. Sybase IQ a par ailleurs réconcilié l’ensemble des gestionnaires avec l’outil informatique », conclut Enzo Giandomenico.

TEMOIGNAGE DE HP – M. BERTRAND ODDOS

« La démarche de Phildar avait cela de particulier que l’entreprise avait déjà bien avancé son analyse du produit pressenti au moment où nous sommes intervenus » explique Bertrand Oddo, responsable commercial HP. Toutefois, si Phildar avait déjà testé Sybase IQ, l’entreprise souhaitait s’assurer de son choix. HP endosse donc le rôle de conseiller et mandate un expert qui, par rapport aux volumes à traiter et aux objectifs à atteindre, entérine le choix de Sybase IQ. La seconde partie de l’intervention de HP consiste à encadrer et à s’assurer de la bonne finalité du projet. « L’arrivée de Sybase chez Phildar marquait une rupture par rapport à ce que l’entreprise avait pu connaître. Une évolution est généralement associée à un pas supplémentaire dans le poids des machines comme de la gestion associée. Or dans le cas présent, il s’agissait d’installer un produit performant, parfaitement adapté aux besoins et aux fonctionnalités attendues, doté d’une architecture légère, rapide à mettre en œuvre, pour un coût particulièrement attractif en terme d’outil et plus généralement sur l’enveloppe du projet. Je pense que cela a joué dans la volonté de Phildar d’encadrer ce projet » poursuit-il. La mise en place de Sybase IQ est atypique car elle ne fait pas réponse à un cahier des charges formalisé. Enfin ce projet fait intervenir les équipes internes à l’entreprise associées à celles de Cenisis chargé du déploiement de Sybase IQ, encadrées par un directeur de projet HP, gardien du temps et du budget. Pour Bertrand Oddo, la réussite de ce projet tient très clairement en trois points :

• L’adéquation parfaite entre Sybase IQ et le besoin de Phildar,
• La compétence de maître d’œuvre de Cenisis qui a su trouver les bons interlocuteurs face au chef de projet Phildar
• Les gains de temps et de budget qui ont permis d’encadrer le projet et de s’assurer que tout se déroulerait dans le planning imparti.

«L’entreprise a très vite pu observer des résultats probants et c’est un point que l’équipe de direction Phildar a apprécié. Nous avons vécu un projet particulièrement rapide, j’avoue avoir été confondu par la facilité de maquettage mais surtout nous avions évalué un délai de récupération standard de la base alors qu’ils n’ont mis que quelques heures pour redescendre la base. Le retour de Phildar en fin de projet a été particulièrement marquant : le projet connaît un très bon retour sur investissement, des résultats et une adhésion des clients internes très forte… »

Pour la phase amont, HP a fait intervenir un ingénieur commercial service et un expert avec en relais un directeur de projet et l’intervention ponctuelle d’une personne pour l’installation du matériel.

TEMOIGNAGE DE CENISIS – M. ANDREGUY DUBAR

Présent chez Phildar depuis 2001 avec la mise en place de l’ETL Sunopsis, Cenesis a vu croître le besoin décisionnel de l’entreprise. « Initialement faible, le volume de données a rapidement grossi et avec lui les problèmes de temps de réponse sont apparus » expose Andréguy Dubar, directeur général de Cenisis. Les problèmes rencontrés sont symptomatiques de l’emploi d’une base transactionnelle, quelle qu’elle soit, dans un contexte décisionnel. Rapidement le système dérape, les utilisateurs ne peuvent accéder aux données de la veille qu’en début d’après midi et sont confrontés à des temps de réponse qui les placent dans l’incapacité de faire leur métier.

« Le résultat d’une requête pouvait arriver au bout d’une minute. En revanche cette même requête lancée par trois personnes prenait 3 heures. Il pouvait arriver que dans ce même cas de figure une personne ait son document en 10 minutes tandis que les deux autres devaient patienter 13 heures. La situation devenait ingérable » poursuit-il. Andréguy Dubar assiste à une démonstration de Sybase IQ en novembre 2003 et en fait part à Phildar. Sur la base des volumes décrits par l’entreprise, les temps de réponse avancés par Sybase se situent à hauteur d’une dizaine de minutes.



« A ce stade je crois que tout le monde a cru à une mauvaise blague marketing », souligne Andréguy Dubar. Finalement l’idée de réaliser une maquette fait son chemin et aboutit en février 2004. Une expérience marquante pour Andréguy Dubar, « au bout de 3 jours, nous avions chargé la totalité des données de détail sur une machine bi-processeurs Intel, en supprimant l’ensemble des agrégats. La table la plus importante faisait 150 millions de lignes. Nous avions chargé la dernière donnée vers 13 heures, nous avions tous un peu faim mais nous décidons de lancer la requête. Nous lançons la requête la plus complexe et le résultat tombe… une minute plus tard. Nous avons entendu le silence ! Les données étaient bien toutes chargées et la requête effectivement traitée. »

Le second choc est au niveau du stockage « Nous sommes partis de 140 Go de données (AS/400) qui ont donné 60 Go de données utiles (équivalent ascii extrait de l’AS/400) passées à 28 Go sur Sybase IQ. Phildar ne s’y attendait pas, nous leur avions dit mais ils n’y croyaient pas ». Restait à valider les temps de réponse avec la montée en charge des utilisateurs « avec une trentaine d’utilisateurs lorsque vous avez des requêtes qui vont de 1 minute à 13 heures, la probabilité de requêtes simultanées est forte. En revanche, lorsque toutes les requêtes s’inscrivent en dessous de la minute la probabilité de requêtes simultanées est beaucoup plus faible. Nous avons toutefois simulé une activité continue jusqu’à 9 utilisateurs et enfin la requête étalon.

A titre de comparaison, les bases de données transactionnelles sont soumises à une évolution exponentielle de leurs temps de réponse. Pour une requête de référence à une minute, le résultat pour trois requêtes simultanées atteindra 10 à 30 minutes et ainsi de suite. La dixième requête lancée sur Sybase IQ nous a amené à 9 minutes. La première validation nous était donnée par les temps de réponse, la seconde venait de l’optimisation en terme de stockage, la troisième validation nous était fournie par la linéarité des temps de réponse en fonction de la charge, la quatrième allait à la prédictibilité des temps de réponse. Ce dernier point est particulièrement important pour Phildar, non seulement cela répondait au principal grief des utilisateurs mais l’entreprise sait également que si elle doit doubler le nombre d’utilisateurs, il lui suffit de doubler la puissance machine » développe Andréguy Dubar.

Concernant Sybase IQ son propos ne laisse pas de place au doute, « les bases transactionnelles ne sont pas faites pour un usage décisionnel, à moins de brider les requêtes et même dans ce cas, les temps de réponse ne sont pas satisfaisants. Par ailleurs, cette dernière solution n’est pas acceptable : par définition, l’acte d’analyse est itératif. A ce titre il est nécessaire que la base puisse soutenir le cheminement d’analyse des utilisateurs. Or Sybase a résolu le problème avec IQ, les résultats en sont la preuve irréfutable. Il y a une véritable rupture technologique. Les gains sont tels qu’il s’agisse de performance, de délais de mise en œuvre, de puissance machine… que nous devons parfois passer pour des illuminés. Mais pour le moment le seul argument des concurrents reste la faible visibilité de Sybase IQ… », conclut-il.




Commentaires

1.Posté par denfer le 10/11/2009 06:25
Bonjour,
La liberté d'analyse est certe un avantage, mais donner aux utilisateurs la possibilité de définir leurs indicateurs contribue à la profusion de Td Bord non standards, non partagés .
Un décisionnel doit permettre une liberté d'analyse à quelques personnes ( études, pilotages, ..) par contre il doit alimenter un ensemble de TdB standards, partagés , automatisés.
Au début de BO, dans notre entreprise la création de requêtes était ouverte, tout le monde pouvait avec la facilité BO, créer ses requêtes, d'où profusion de boublons, ...avec parfois des résultats différents pour le même indicateur !!
Au final nous arrivons avec des univers très sous utilisés et des licences non utilisées.
Donc Oui BO, OUI décisionnel mais avec un ensemble d'indicateurs d'entreprise standard.

Cdt
ad

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