Faire la part des offres de transport via la simulation

L’intervention se traduit dans sa première étape par une phase de conseil au cours de laquelle Freight Traders rencontre le donneur d’ordres et réfléchit avec lui à sa problématique. « Suite à cette approche, nous rédigeons le cahier des charges, expression des volumes, des relations, etc. puis nous aidons l’entreprise à déterminer les transporteurs les plus indiqués à participer à l’appel d’offres. Un autre aspect de notre intervention va à l’identification des objectifs liés à cet appel d’offres. Il arrive que l’entreprise ait cette démarche à la demande de la direction générale, par rapport à l’expiration prochaine d’un contrat, face à l’augmentation de tarif d’un transporteur ou si le service proposé ne donne plus satisfaction. Beaucoup d’entreprises ont une démarche proactive, elles veulent voir s’il existe d’autres méthodes et le cas échéant, de quelle manière elles peuvent en tirer profit » développe Hubert-Marie Bouillet.

La préparation répond à quatre phases et aboutit à l’élaboration du cahier des charges. Cette mission de conseil s’étend en moyenne sur un à deux mois.
• La rédaction d’un document ni trop court - imprécis, il ne donnerait pas aux transporteurs les informations dont ils ont besoin - ni trop long - fleuve, le document ne serait pas lu. Allant à l’essentiel, il doit être précis et donner aux transporteurs les règles proposées par le chargeur (l’entreprise).
• L’expression des relations et des volumes présentés dans l’appel d’offres constitue la seconde phase. Ici encore, il s’agit d’être explicite. Les caractéristiques ne seront pas décrites de la même manière dans le cas de petits volumes et d’un besoin de messagerie ou dans celui d’un camion plein.
• La troisième étape correspond à l’identification des transporteurs qui sauront le mieux répondre à cet appel d’offres selon des paramètres géographiques, qualitatifs, entre autres.
• La dernière phase consiste à clarifier l’objectif : l’appel d’offres est-il contraint par une situation ou répond il à une démarche volontaire. Cette dernière approche est semble-t-il la plus répandue, « beaucoup d’entreprises viennent vers nous sous l’impulsion du bouche à oreilles. De proche en proche, les industriels apprennent ce que nous avons pu entreprendre pour leurs confrères et finissent par se questionner sur leur propre situation », évoque notre interlocuteur.

Le cahier des charges préparé, les objectif clarifiés, les volumes exprimés… il s’agit désormais de passer à la phase d’exécution et de présenter l’appel d’offres aux transporteurs préalablement identifiés, par l’intermédiaire du site Internet. L’appel d’offres reste ouvert durant deux à quatre semaines, délais moyens constatés qui peut toutefois varier selon la complexité ou encore le nombre de relations exprimées. Durant ce laps de temps, le chargeur (le donneur d’ordres) conserve une relation directe avec les transporteurs et inversement pour toute question commerciale ou logistique. Au cours de ces deux à quatre semaines, les transporteurs sollicités pourront télécharger l’ensemble des informations préparées par le chargeur. Pour transmettre sa proposition, le transporteur suivra le cheminement inverse et la postera sur le site sans passer par une quelconque forme de saisie. A l’issue de cette période et avec l’aide de Freight Traders, le chargeur procèdera à l’analyse des réponses et c’est sur ce terrain particulier qu’opère l’outil Scenario Builder.

Freight Traders intervient sur des appels d’offres situés dans une fourchette de 5 à 10 millions d’euros. Dans le même ordre d’idées, les industriels cherchent à identifier les transporteurs qui les accompagneront sur l’année à venir ou les deux prochaines années, « nous sommes sur la mise en place d’une relation durable entre l’industriel et le ou les transporteurs. Il ne s’agit vraiment pas de trouver un camion pour le lendemain ! Les projets sur lesquels nous travaillons sont par nature complexes, ils impliquent beaucoup de relations, des contraintes qualitatives fortes, des budgets élevés et de nombreux transporteurs. A la fin de l’appel d’offres il n’est pas rare d’obtenir un fichier composé de 20 000 lignes, correspondant à autant de propositions. Et pour analyser un tel volume, les chargeurs étaient le plus souvent démunis » souligne Hubert-Marie Bouillet. Afin de pallier ce manque et dans le prolongement de son action, Freight Traders fournit à ses clients Scenario Builder, un outil de simulations sous contraintes basé sur des algorithmes. « A partir du fichier de 20 000 lignes qui peut par exemple correspondre à 100 transporteurs ayant répondu sur 200 relations, le chargeur va chercher à identifier les cinq, dix, quinze… transporteurs avec lesquels il pourrait travailler. La requête peut intégrer différentes contraintes et jouer un scénario dans lequel au moins 50 % du budget transport serait maintenu sur les transporteurs actuels. Le donneur d’ordre peut envisager toutes les hypothèses afin de déterminer celle qui sera la plus avantageuse. Ce type d’outil aide à dépasser les idées préconçues, la simulation permet de comparer les différents scénarii. Une entreprise qui à la base souhaite travailler avec cinq transporteurs s’apercevra que son coût est amélioré de 3 % si elle passe ce nombre à 10. Si elle travaille avec quinze transporteurs le coût sera amélioré de 5 % comparativement au premier scénario, etc. Les scénarii aident le chargeur à analyser le volume des résultats à sa disposition de manière plus poussée mais aussi à prendre la meilleure décision entre les différentes possibilités », poursuit-il. Les utilisateurs de Scenario Builder se trouvent majoritairement auprès des populations métier et dans la phase d’exécution de l’appel d’offres. Aujourd’hui la démarche la plus courante repose sur le travail conjoint des logisticiens, garants de la qualité du service qui sera proposé, et des acheteurs qui assurent leur rôle de négociateurs.

Pour notre interlocuteur, le chargeur reste et doit rester maître de ses choix, « il n’est absolument pas question de nous substituer à la relation que le chargeur entretient avec ses transporteurs. Elle est fondamentale, c’est bien souvent une relation de confiance qui s’inscrit au-delà du prix. Notre rôle est de donner au chargeur les outils qui lui permettront d’ouvrir le champ des possibles et de s’orienter vers des schémas de pensée qu’il n’aurait pas forcément envisagé ». Quant à Scenario Builder… le fichier d’installation est accompagné d’une présentation de son fonctionnement. Il est ensuite utilisé librement par le donneur d’ordres qui peut se tourner vers le service après-vente de Freight Tarders en cas de question ou de difficulté. « La prise en mains est véritablement simple et plaisante. Après une présentation d’une heure, il n’est pas rare que le client ait parfaitement compris et montre quelques impatiences à faire parler les scenarii », poursuit-il.
De par des enjeux financiers conséquents pour l’entreprise, la relation de Freight Traders s’établie majoritairement avec les directions générales (70 %). Au-delà, la société de conseil traite avec les populations tournées vers le métier, acheteurs et/ou logisticiens, qui sous l’impulsion de leur direction générale cherchent à répondre à une problématique de réduction des coûts, par exemple. Quant aux entreprises qui font appel à Freight Traders, il s’agit de grands donneurs d’ordres des secteurs de la grande distribution, de la grande consommation, de la chimie, du commerce de détail, de la construction de l’automobile et du métal. Pechiney, Colgate-Palmolive, le chimiste Rohn and Haas, Unilever, BPB Placo… constituent autant de variables dans les contraintes et les formats de livraison : la typologie avec des lots partiels ou complets, un besoin de messagerie… l’équipement du camion avec une grue ou de manière à garantir les contraintes de température, etc. La seconde variation est fournie par les attentes géographiques, « nous intervenons au niveau européen sur le transport terrestre (route et rail) pour 80 % de nos missions, qu’il s’agisse du trafic national domestique français, italien, polonais… ou de trafics internationaux. Nos autres missions sont tournées vers le transport maritime cette fois ci dans une dimension mondiale » souligne notre interlocuteur.

Interrogé sur l’interprétation des populations métier quant à l’intervention de Freight Traders, Hubert-Marie Bouillet reconnaît que, comme pour tout projet porté par une direction générale, la première impression est celle de la contrainte et il peut y avoir une réaction de rejet… « Nous nous efforçons de répondre à cette réalité de deux façons. La première repose sur une autre réalité : aujourd’hui un peu plus de 70 % des dossiers que nous traitons sont le fruit du bouche à oreille. Nous mettons à profit cette situation. Suite à la négociation menée avec la direction générale, nous donnons aux hommes métier le moyen de s’informer auprès de leurs confrères qui, dans d’autres entreprises ont travaillé avec nous. Le second point est lié à notre profil. Il n’y a pas d’informaticien chez nous, pour exemple, notre site est entièrement sous-traité à IBM. Freight Traders est composé de logisticiens qui ont pour la plupart acheté du transport au sein d’entreprises. Cela nous confère une conscience idoine de la situation, une proximité de vue avec les hommes métier qui vont travailler avec nous. Enfin, notre structure européenne nous permet de parler la langue des personnes avec qui nous collaborons et ce n’est pas négligeable. Enfin, notre approche reste opérationnelle. A tel point que parfois nos interlocuteurs, habitués à des présentations magistrales, nous trouvent finalement bien terriens ! Nous ne sommes pas dans une logique qui consisterait à repenser une solution en partant de rien… nous partons d’un existant qu’il s’agisse de l’organisation du donneur d’ordre ou de ce que le marché du transport peut proposer. En conséquence, nous sommes généralement bien perçus. Les hommes métier baissent rapidement la garde, ils se rendent compte que notre façon de faire n’est pas forcément très différente de la leur. Certes, nous utilisons une technologie un peu différente, notre méthode est un peu plus structurée, mais jamais il ne s’agit d’une remise en cause de leur travail. Ce n’est pas l’objet ! Nous leur proposons d’aller plus loin avec des outils qui leur faciliteront la tâche. Notre rôle est de les aider à clarifier les besoins et les objectifs dans la phase de préparation et à prendre leurs décisions en ayant une connaissance très précise de ce que le marché peut proposer ».

Le gain moyen qu’une entreprise peut attendre de ce type d’opération se situe autour de 5 %. Bien évidemment ce chiffre reste variable puisque soumis au contexte du chargeur.