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Gouvernance des données pour tous les flux rattachés aux processus opérationnels des ERP/PGI [1]


Rédigé par par Michel HECK, TCI le 15 Septembre 2008

La gouvernance des données est un cadre de contrôle qualité visant à évaluer, à gérer, à exploiter, à optimiser, à contrôler, à entretenir et à protéger les données des entreprises.

L’analyse, le contrôle et la maîtrise de la qualité des données du S.I. répondent à des attentes exprimées par un nombre croissant d'entreprises conscientes de prendre des risques réels en négligeant la valeur de leurs données mais aussi d’occasionner des dommages potentiels en cas d’utilisation inappropriée des données.



Michel HECK, TCI
Michel HECK, TCI
Aussi, ces questions de gouvernance remontent de plus en plus souvent au sommet de la hiérarchie pour se retrouver à l’ordre du jour des comités de direction ou des conseils d’administration des Sociétés.

> Limite des outils technologiques actuels pour une « véritable » gouvernance des données

Pour faire face aux exigences croissantes en matière de responsabilité dans l’appréciation des risques et de transparence, la Direction Générale, les Administrateurs, les Professionnels de l’audit et de la conformité doivent obligatoirement avoir recours à des outils technologiques éprouvés.

Force est de constater que ces outils ne couvrent pas l’ensemble des processus permettant de garantir que toutes les opérations se sont déroulées conformément aux procédures.

Pour les entreprises industrielles et commerciales, l’un de ces processus, resté sans réponse à ce jour, concerne les difficultés de contrôle de convergence dans les ERP/PGI [1] entre les flux physiques (marchandises, matières et produits fabriqués) et leur traduction en comptabilité.

Ce domaine représente une composante incontournable dans la génération de flux d’informations sensibles devant déboucher sur la production de résultats stratégiques car il permet de mesurer la performance réelle des entreprises.

Des travaux de R&D avec le dépôt d’un brevet de la Sté Thémis Conception Informatique SAS (TCI) basée à Strasbourg a permis de résoudre cette problématique. Démonstration.

> Dysfonctionnements majeurs dans les systèmes de gestion actuels

Les stocks constituent l’un des macro processus majeurs qui contribue à l’élaboration du résultat.

Pour l’entreprise, le contrôle et la fiabilité de la valorisation des stocks constituent un des points les plus critiques dans la maîtrise de risques liés à ses activités opérationnelles, le contrôle et le suivi de sa profitabilité, la communication de ses résultats financiers.

Très régulièrement au cours de contrôles, des écarts de valeurs de stocks et/ou de marges sont détectés mais demeurent inexpliqués, jetant le doute sur la qualité et la fiabilité des données fournies par le système d’information avec 2 constats :

1. Impossibilité tout au long de l’exercice de déterminer des marges commerciales [2] exactes car, pour de multiples raisons [3], la valorisation des stocks et le calcul des coûts de production sont approximatifs, voire très souvent complètement faux.

2. Les systèmes d’information (S.I.) génèrent en permanence des plus ou moins values de marge artificielle en gestion, créent ou détruisent de la valeur d’actif au bilan c’est-à-dire des valeurs non justifiées par une entrée ou une sortie du patrimoine.

Typiquement les contrôles du système d’information se basent sur des requêtes spécifiques, lourdes en temps et en papier. Fastidieux et peu efficaces ils sont peu ou pas du tout mis en œuvre.

Ainsi, les entreprises sont fortement exposées au risque d’utilisation de données erronées et à tous les impacts préjudiciables comme distorsion entre réalité économique de l’entreprise et image financière, perte de performance inexpliquée, fragilisation des prévisions, etc.

> Le rôle fondamental de l’intégration de données dans une stratégie de gouvernance des données

Afin de disposer d’une base centralisée dépositaire de « la vérité », TCI a construit sa démarche par la mise au point d’un référentiel commun hébergeant toutes les données de référence en provenance de tous les flux rattachés aux processus opérationnels ACHAT - PRODUCTION - VENTE - STOCK & MARGE des ERP/PGI [1].

Au sein de ce référentiel, le "moteur" de l’outil génère tous les axes d'analyse permettant d’apporter en permanence visibilité, fiabilité, sécurité et conformité afin de créer les conditions d’un contrôle interne efficace et performant dans 4 applications analytiques croisées :

(1) l’audit de la valeur des stocks à fin de période auditée et tout au long de la période auditée,

(2) l’audit des coûts de production avec reconstitution des opérations de fabrication (O.F.) et des
nomenclatures,

(3) l’audit des marges (marges commerciales et marges statistiques),

(4) la surveillance des flux d'entrée/sortie pour la détection de la non-conformité des données du S.I.

> Approche méthodologique mise en œuvre dans les 4 applications analytiques

1. l’outil génère une nouvelle information inédite : la "Valeur de Référence Comptable du Stock", conformément aux exigences des normes IAS2/IFRS révisées (International Accounting Standards) et du Plan Comptable Général (procédés brevetés),

2. à partir de cette information et d'une multitude d'analyses intégrées (surveillance au jour le jour ou analyse périodique), le logiciel analyse l’ensemble des flux du S.I. et reconstitue au jour le jour les valeurs réelles des stocks et des marges (il reconstitue aussi les nomenclatures des O.F. : produits semi-finis et produits finis),

3. le calcul de la "Valeur de Référence Comptable du Stock" est complètement justifié car le logiciel dégage des écarts d’audit par rapport aux données fournies en rendant directement apparents, lisibles et explicables tous les dysfonctionnements survenus mouvement par mouvement pour la totalité des articles du S.I.,

4. la visibilité des opérations est assurée par la mise en œuvre d’une technique d’investigation efficace permettant la détection immédiate des écarts injustifiés, d’en expliquer l’origine et d’en permettre leur correction immédiate dans le S.I. de l’entreprise,

5. par ailleurs, grâce à plusieurs centaines de requêtes standards ou à la demande, tous les flux opérationnels entrée/sortie sont sécurisés par la détection et la justification d’une non-conformité des données.

> Positionnement de l’outil par rapport aux solutions de Business Intelligence (B.I.)

La plupart des projets décisionnels se heurtent aux problèmes de qualité des données. Fort de ce constat, l’enjeu pour TCI a consisté à traiter la qualité des données en amont des solutions de B.I. du marché permettant ainsi la restitution de données de référence destinées à fiabiliser les travaux de reporting et les différents tableaux de bord de l'entreprise : finances, gestion, ...

Ainsi, par rapport aux outils de B.I., il faut noter que l’approche est tout à la fois différente et complémentaire :

1) différente car l’outil de TCI prend en compte dans sa méthodologie la mise en convergence des flux physiques entrées/sorties et leur traduction en comptabilité grâce à la maîtrise des coûts historiques réels des stocks et des coûts de production,

2) complémentaire car il délivre une analyse "critique" des informations fournies par les bases de données flux entrée/sortie en rendant directement visibles et compréhensibles tous les dysfonctionnements survenus dans la valorisation des stocks et des marges commerciales

> Départements de l’entreprise impactés et apport principal pour chacune d’eux

- les Achats et la Logistique pour la surveillance de l'évolution des prix d'achat et des coûts d’entrée avec justification des écarts.

- la Production pour la connaissance des coûts de production réels, l’explication des écarts, la surveillance de l'évolution des coûts des matières incorporées.

- le Commercial pour la connaissance des marges réelles, la surveillance et la détection des écarts, l’analyse et l’explication de l'évolution des marges à partir de l'historique des coûts.

- les Finances (contrôle de gestion) pour le contrôle des valeurs de stock et des marges commerciales, l’analyse des écarts sur consommation, sur stock et sur marge (détecter et prévenir les facteurs risques).

- les Dirigeants d'entreprise, la Direction Générale pour l’amélioration du management, le respect des normes légales, IAS2/IFRS, la Loi Sarbannes-Oxley (SOX), la Loi Sécurité Financière (LSF) dans le cadre de l'audit interne, le respect des normes qualité.

> Normes IAS 2, Loi Sarbannes-Oxley, Loi Sécurité Financière et bénéfices pour les entreprises

L’outil de TCI apporte des réponses aux nouvelles normes IAS2/IFRS, à la Loi Sarbannes-Oxley (SOX) ainsi qu’aux exigences de la Loi sur la Sécurité Financière (LSF) dans le cadre des procédures d'audit interne.

Les bénéfices pour les entreprises industrielles et commerciales permettent d’enrichir l’approche globale d’intelligence d’entreprise autour de 5 axes majeurs :

1. retour sur investissement rapide et significatif (gains de temps et d’efficacité importants sur les opérations de contrôle en passant de la méthode par sondage à celle de l’analyse de tout le S.I.),
2. management plus efficace, plus réactif (système d’information sécurisé),
3. stratégie commerciale fiabilisée (qualité des données),
4. avantage concurrentiel (pilotage fondé sur des données cohérentes, actualisées et fiables),
5. maîtrise des facteurs risques (obtention d’indicateurs de performance fiables, précis et actualisés).



[1] ERP : Entreprise Ressources Planning - PGI : Progiciel de Gestion Intégré (progiciel de gestion commerciale et de gestion de production) - Les processus opérationnels couvrent les circuits de traitement ACHAT - PRODUCTION - VENTE - STOCK & MARGE

[2] MARGE COMMERCIALE = Valeur des Ventes - Coût d’achat des Ventes
Coût d’achat des Ventes = Valeur Stock Initial + Valeur des Achats - Valeur Stock Final

Il est donc essentiel que la marge calculée sur chaque vente soit le strict reflet de la réalité financière résultant de la comptabilisation des flux financiers des achats, des opérations de production et des ventes.

[3] Les sOURCES DE DYSFONCTIONNEMENTS sont multiples. D’une manière générale, le problème se situe dans la grande sensibilité à l’erreur des systèmes de valorisation générant des dérives imprévisibles. Elles peuvent se combiner entre-elles. On peut les classer en 3 grandes catégories.

- Facteurs humains : erreurs de saisie (coût d’entrée, quantités ou conditionnement, code article, etc …), non respect des procédures, de la chronologie des événements, stock informatique temporairement négatif.

- Divergence des flux physiques et comptables : prix d’entrée imparfaitement connu à la réception, écart entre le prix commande et le prix facturé, flux financiers non imputés ou mal imputés au stock

- Méthode de gestion : utilisation d’une méthode de gestion ne reflétant pas la réalité des coûts comme par exemple la méthode des coûts standards (ou du dernier prix d’achat : DPA) et difficulté de la maîtrise des écarts, de leur impact et de la détermination des coûts réels.




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