Keyrus accompagne Mutant Assurances - April Group - dans la mise en place de sa solution de pilotage de l’activité commerciale

Keyrus, acteur international majeur du conseil en management de la performance et de l’intégration de solutions de Business Intelligence, annonce la mise en œuvre au sein de la Direction du Réseau de Mutant Assurances et le déploiement vers ses régions commerciales en France Métropolitaine et dans les DOM, d’une solution de pilotage de l’activité commerciale développée sous la technologie novatrice QlikTech.

Mutant Assurances, filiale d’April Group, développe depuis près de 20 ans des formules originales d’assurance des biens et des personnes qu’elle commercialise auprès de 140 000 clients en France. Grâce à ce projet, mené à bien en seulement quatre mois, les responsables régionaux disposent désormais d’un tableau de bord dynamique pour suivre, analyser et optimiser l’activité commerciale des 200 points de vente de Mutant Assurances et des 900 courtiers distribuant ses produits.

Sur les recommandations de Keyrus, Mutant Assurances a choisi QlikView comme logiciel de restitution et d’analyse. Le choix de cette solution a notamment permis aux équipes de Keyrus de développer une interface de tableau de bord graphique, très intuitive et à forte valeur ajoutée qui permet aux responsables commerciaux de piloter plus simplement et efficacement l’ensemble de l’activité commerciale de leurs territoires.

Fiabiliser durablement les données

Avant même le déploiement de cette solution, les responsables régionaux recevaient quotidiennement un tableau Excel synthétisant les chiffres de la veille, extraits du système de front-office servant à l’enregistrement des affaires. Envoyé manuellement, ce tableau ne donnait pas accès aux données sous-jacentes et la fiabilité des chiffres présentés était régulièrement mise en question par les utilisateurs.
« Pour que la solution remplisse vraiment son rôle d’outil de pilotage, la priorité était de fiabiliser les données afin que les commerciaux ne perdent pas de temps à contrôler les chiffres mais qu’ils se concentrent sur l’action. L’expertise décisionnelle de Keyrus nous a permis de ne pas brûler les étapes et de construire une solution reposant sur des bases solides », explique Sébastien Albanez, responsable du Contrôle de Gestion et coordinateur du projet chez Mutant Assurances.

« Pour obtenir dans QlikView des données parfaitement fiables, il était indispensable de construire un véritable socle décisionnel, capable de supporter les besoins actuels ainsi que la montée en charge du système », commente Jean-Marc Tourbez, Consultant Manager en charge de la direction du projet chez Keyrus. « Après la phase de spécification des besoins utilisateurs et leur traduction technique, nous avons donc conçu et mis en place un data warehouse (base SQL Server), défini les règles de gestion et développé les flux Microsoft SQL Server Integration Services qui assurent l’alimentation du data warehouse», précise ce dernier.

Du reporting statique au pilotage dynamique

Pour la conception du tableau de bord QlikView, Keyrus s’est appuyé sur les indicateurs figurant dans les anciens tableaux Excel. La présentation graphique, sous forme de jauges colorées, offre aux utilisateurs finaux une compréhension immédiate de la situation et leur permet de focaliser leur attention sur les questions urgentes et les actions à engager.
« A partir de QlikView, ils peuvent, de plus, obtenir rapidement les états qu’ils veulent – par région, sous région, groupes d’agences… – et ce, sans solliciter les équipes informatiques. Cette autonomie est très appréciable, tant pour les utilisateurs que pour la DSI », ajoute Thierry de Montgolfier, Responsable Études et Développements au sein de la Direction des Systèmes d’Information. «QlikView était complètement nouveau pour la DSI et les experts de Keyrus nous ont fait gagner un temps précieux en nous accompagnant dans le choix et le dimensionnement du serveur ainsi que tout au long de son intégration.»

L’information utile à portée de main

A ce jour, QlikView est utilisé par 17 personnes (responsables commerciaux et régionaux, contrôleurs de gestion) et devrait rapidement être étendu aux directeurs fonctionnels, soit une dizaine d’utilisateurs supplémentaires.
Pour Roxane Vancostenoble, Directeur financier et juridique de Mutant Assurances, « l’intuitivité et la réactivité sont les deux principales qualités de cet outil de restitution qui met l’information et l’analyse de données à la portée de tous. Il est parfaitement adapté aux besoins d’une population commerciale, résolument "orientée action", et nous l’utilisons également au niveau du contrôle de gestion pour consolider les données qui servent à établir les objectifs. »
Afin de compléter le dispositif et fournir des informations pertinentes aux agents commerciaux des points de vente, Mutant Assurances utilise Microsoft Reporting Services. « Nous avions envisagé dans un premier temps d’utiliser uniquement QlikView pour les restitutions mais Reporting Services s’est révélé plus pertinent pour des rapports classiques sous forme de tableaux », précise Sébastien Albanez. « Là aussi, Keyrus a su trouver rapidement le spécialiste Microsoft qu’il nous fallait pour finaliser cette partie du projet. »

Adoption réussie et montée en compétences

Bien que le déploiement de la solution soit encore très récent, les utilisateurs sont séduits par sa convivialité et sa simplicité d’utilisation.
« Ils l’ont été dès que nous leur avons présenté QlikView et le sont d’autant plus aujourd’hui, que la solution tient ses promesses, leur fait gagner du temps et les aidera à atteindre leurs objectifs », estime Roxane Vancostenoble. « Mutant Assurances est la première filiale d’April Group à utiliser la technologie QlikView. Nous avons fait un pari sur l’avenir et Keyrus a été à nos côtés, toujours de bon conseil, objectif et réactif, pour nous aider à réussir. Forts de cette expérience et des compétences acquises, notre projet aura sans doute des prolongements et pourrait faire des émules au sein du Groupe. »