L’INSTITUT GUSTAVE ROUSSY choisit KEYRUS pour l’Élaboration de son nouveau systÈme d’information dÉcisionnel

KEYRUS, SSII spécialisée dans le conseil et l’intégration de Systèmes d’Information Décisionnels, s’est vu confier par l’Institut Gustave Roussy, premier Centre Européen de Lutte contre le Cancer, l’élaboration d’un nouveau Système d’Information Décisionnel intégrant de nouveaux indicateurs destinés à mieux mesurer l’activité de l’établissement et à optimiser son fonctionnement.

Etablissement privé participant au service public, l’Institut Gustave Roussy a une triple vocation : hôpital, centre de recherche et école de cancérologie. L’établissement compte 2 200 collaborateurs, dont 450 chercheurs, 344 lits d’hospitalisation complète et 43 lits d’hôpital de jour. Il réalise 110 000 consultations par an et 15 000 séjours annuels y sont effectués.

Une tradition informatique
C’est l’idée de concertation pluridisciplinaire mise en avant par Gustave Roussy qui a donné naissance à l’Institut du cancer, devenu l’IGR. Une tradition de partage de l’information autour du patient a eu pour conséquence une informatisation précoce : « L’établissement a mis en place un numéro unique d’identification du patient dès 1968. Le dossier médical patient y est déjà une réalité depuis le milieu des années 80 : tous les comptes-rendus d’hospitalisation sont informatisés et centralisés, l’ensemble de la radiologie est également informatisée, de même que les résultats d’analyse de laboratoires », souligne Laurent TRELUYER, DSIO de l’IGR.

L’ensemble des dossiers est consultable en temps réel depuis 600 postes. L’établissement avait donc besoin de se doter d’outils pour exploiter cette masse d’informations et a développé en 1998 un premier Système d’Information Décisionnel, Thémis, à cet effet.

Une réforme nécessaire dans le cadre de la T2A
« Dans le cadre de la mise en œuvre de la tarification à l’activité (T2A), l’IGR a engagé une profonde réorganisation de son management », explique Laurent TRELUYER. « La contractualisation entre la direction générale et les différents départements impose l’émission régulière d’indicateurs. Début 2006 est donc apparue une forte demande de production d’indicateurs pour mieux mesurer l’activité. Datant de 1998, Thémis n’avait pas cet objectif et ne correspondait plus à la demande actuelle. Il était nécessaire d’en élargir la couverture fonctionnelle. Qui plus est, le système ne permettait pas de produire des indicateurs d’activité en continu, mais avec plus d’un an de décalage. L’objectif de la direction était donc de reconstruire un outil permettant d’avoir des indicateurs en continu afin de surveiller l’activité et d’atteindre les objectifs fixés par département et au niveau individuel », poursuit-il.

Mesure de l’activité et optimisation des RH
Dans un premier temps, L’IGR a confié à KEYRUS un audit de Thémis, afin de déterminer quelles étaient les évolutions à prévoir pour faire face aux nouveaux besoins des utilisateurs en termes d’organisation et d’outils. « Cet audit a conclu à la nécessité de faire évoluer l’architecture du SID afin d’intégrer de nouveaux domaines fonctionnels et d’augmenter en même temps la complexité des règles d’alimentation », indique Cédric AUBIN, directeur du projet IGR chez KEYRUS.

Dans un second temps, KEYRUS a accompagné l’IGR dans la mise en place de son nouveau Système d’Information Décisionnel. D’une part, en réalisant un comparatif des outils ETL afin de simplifier l’architecture, ce qui a conduit au choix de la suite Business Objects comprenant l’ETL (Data Integrator) et le portail décisionnel (Dashboard Manager). D’autre part, en accompagnant l’IGR dans la mise en œuvre de nouveaux indicateurs nécessaires au suivi de l’activité avec ces nouveaux outils.

Le projet comporte quatre lots. Le premier, achevé, prévoyait la mise en place d’une dizaine d’indicateurs (chiffre d’affaires, nombre de séjours, nombre de journées d’hospitalisation, nombre d’opérations, nombre de consultations externes, nombre de séances de radiothérapie, de séjours de chimiothérapie, taux d’occupation des lits) permettant à la direction d’avoir une vision globale de l’activité de l’établissement sous forme de tableaux de bord synthétiques, support des contrats de contractualisation avec les différents pôles et départements de l’IGR.

En cours de finalisation, le deuxième lot approfondit et détaille ces indicateurs pour chacun des dix départements de l’IGR. Une dizaine d’indicateurs par département, soit une centaine au total, seront déployés dans les prochaines semaines et permettront à chaque utilisateur dans chaque département de trouver l’indicateur dont il a besoin.

Les lots 3 et 4, réalisés d’ici à la fin de l’année 2007, prévoient d’inclure des données de ressources humaines, puis des données financières. Sur la partie RH, l’objectif est d’obtenir une meilleure compréhension de l’activité afin d’optimiser l’allocation des ressources humaines dans un contexte de pénurie d’infirmières et de médecins.

A terme, une cinquantaine de collaborateurs de l’IGR utiliseront ce nouveau SID, au sein de la direction générale et des différents départements.

Une dimension organisationnelle
Ce projet revêt un enjeu organisationnel : l’ancien SID était géré par le service d’informatique médicale (SIM). Le nouveau projet prévoyant d’inclure des données administratives a été confié à la DSI qui collabore étroitement avec les équipes médicales de chaque département pour définir les référentiels et structurer les données. « Il fallait définir une organisation qui n’existait pas. Nous avons constitué une cellule de coordination. Un SID oblige à une certaine rigueur dans la définition des référentiels », précise Laurent TRELUYER.

Réalisé au forfait par KEYRUS, ce projet prévoit un transfert progressif de compétences aux équipes informatiques de l’IGR en charge du décisionnel : le lot 1 a été réalisé uniquement par KEYRUS, le deuxième intègre au sein de l’équipe projet le chef de projet décisionnel de l’IGR, le troisième sera réalisé par les équipes de l’IGR avec l’assistance de KEYRUS, le quatrième par l’IGR avec une assistance plus allégée.

« Nous avons choisi KEYRUS pour son expertise décisionnelle et son expérience du monde de la santé », indique Laurent TRELUYER. « Plus qu’un simple intégrateur de technologie, KEYRUS a démontré sur ce projet de fortes compétences en matière de conseil métier, de conduite de changement, le tout associé à son expertise sur Business Objects et sa parfaite maîtrise des problématiques rencontrées par les établissements de santé. »