Sushi Shop trouve la recette d’un reporting performant avec Micropole

Pour accompagner son développement, Sushi Shop se devait de renforcer ses fonctions centrales, en priorité le contrôle de gestion. « Nous disposions alors simplement d’un outil d’encaissement magasin, confirme Cédric Gubert, secrétaire général du groupe Sushi Shop. Nous utilisions jusqu’alors Excel, ce qui limitait nos possibilités d’analyse. De plus, les fichiers étaient difficiles à partager et à centraliser. Résultat, les chiffres n’étaient pas consolidés. » La direction financière décide donc au 1er trimestre 2013 de mettre en place une solution de reporting professionnelle.

Une solution simple d’utilisation
Micropole est alors retenue pour effectuer la phase de cadrage et l’analyse fonctionnelle globale, au cours de laquelle la solution TM1 d’IBM est retenue. « TM1 présente un package associé à un outil de reporting automatisé, poursuit Sébastien Roudié, DSI du groupe. La solution est simple à administrer, plus légère en base de données et plus rapide en calculs, des critères essentiels car nous avons peu de ressources en interne pour la maintenir. » Une fois le périmètre du projet défini, les étapes des spécifications puis d’implémentation de la solution débutent. À la clé : couvrir toutes les phases du cycle financier de l'entreprise par des rapports quotidiens, mensuels et annuels.

Couvrir le périmètre financier global
Le périmètre fonctionnel défini permet de répondre aux attentes du contrôle de gestion en termes de processus de téléchargements et de rapports automatisés, d’hypothèses d'emploi, d’élaboration budgétaire, de capacités de simulation, d'analyse ad hoc, etc. « Désormais, nous disposons de comptes d’exploitation mensualisés avec un interfaçage entrant avec la comptabilité, affirme satisfait Cédric Gubert. Nous pouvons réaliser des comparaisons budgétaires et intégrer les ventes détaillées selon le chiffre d’affaires par jour, produit par produit. Les informations reporting sont considérablement améliorées et nous pouvons même élaborer notre budget sur l’année. Enfin, nous avons également entré quelques indicateurs RH. » Fin 2013, Sushi Shop peut alors réaliser son premier reporting automatisé.

Un reporting effectué en 24h
Les bénéfices sont immédiats. Désormais, le reporting s’effectue en un jour… contre une semaine auparavant. La fiabilité des données, centralisées, et leur partage favorisent une élaboration budgétaire aisée. « Notre principale difficulté était de pouvoir impliquer nos équipes, peu nombreuses, explique Sébastien Roudié. L’expertise de Micropole et leur organisation ont permis de faire la différence et de tenir les délais. Ils se sont montrés très présents, ce qui nous a permis d’avancer rapidement. » Une méthodologie appréciée qui permet à Sushi Shop d’envisager d’ores et déjà certaines évolutions fonctionnelles, notamment du côté RH et marketing. Une bonne entente réciproque, gage de la réussite d’un projet aussi critique.

Le projet en bref

· Sushi Shop Groupe
· Une centaine de boutiques, dont une quinzaine à l’étranger : Espagne, Italie, Luxembourg, Belgique, Suisse, Londres, New York, Dubaï et Abu Dhabi
· Une quarantaine de franchises en France
· Volume d’affaires sous enseigne : 150 M €
· CA consolidé : 80 M€
· 1 300 collaborateurs en France dans notre réseau intégré
· 300 collaborateurs environ à l’international

· Problématique
Accompagner la croissance du groupe avec un outil de reporting centralisé et automatisé.

· Bénéfices
· Amélioration rapidité du reporting (d’1 semaine à 1 jour)
· Fiabilité élaboration budgétaire et possibilité de passer en mode partage (difficile sous Excel)
· Information centralisée et dc tt le monde travaille sur la même info : source unifiée

· Solution
IBM TM1

· Calendrier
Phase de cadrage : 1er trimestre 2013
Lancement du projet : mi 2013
Fin du projet : novembre 2013