PeopleCube, fournisseur de solutions de gestion intelligente des espaces de travail, des ressources et de l’énergie, annonce aujourd’hui Workplace BI, premier outil de Business Intelligence conçu pour contrôler, mesurer et gérer l’utilisation du parc immobilier des entreprises, afin d’en maximiser la valeur et de réduire les frais généraux. Workplace BI permet aux entreprises d’avoir un état précis de leurs besoins actuels et futurs en matière d’immobilier, et d’ainsi économiser des millions d’euros potentiels générés par les coûts opérationnels de leur patrimoine immobilier.

« L’immobilier représente la deuxième plus importante source de dépenses de la plupart des entreprises et ces dernières ont donc intérêt à utiliser leurs espaces de travail le mieux possible et de céder leurs actifs immobiliers sous-performants », précise Jeffrey R. Roof, vice président produit chez PeopleCube. « Workplace BI permet à tout individu de l’entreprise, de la direction jusqu’aux responsables de projets, d’aller consulter comment l’immobilier est actuellement utilisé et d’en prédire les besoins futurs. Il est ainsi possible d’atteindre ses objectifs en matière de gestion des espaces de travail, que ce soit en cédant de l’espace non utilisé, en implémentant des programmes d’espaces alternatifs pour promouvoir leur utilisation effective, ou en gérant la croissance sans avoir à augmenter le patrimoine immobilier ».

Permettre de prévoir le futur, et pas seulement d’analyser le passé
Les outils de reporting traditionnels permettent d’analyser les événements passés. Workplace BI de PeopleCube permet lui de comprendre comment les espaces et actifs immobiliers sont utilisés aujourd’hui et le seront dans le futur. L’outil fournit les prévisions dont le management a besoin basées sur les projections d’utilisation et sur les demandes, et permet d’arrêter toute dépense inutile.

Mesurer pour gérer
Les systèmes de Facility Management suivent les données d’utilisation des espaces de travail (par exemple, occupé ou libre), des services de maintenance et d’allocation des coûts. Les données d’utilisation d’espaces alternatifs, de salles de réunions, et des services de vidéoconférence résident au sein du système de gestion des ressource tel que Resource Scheduler. Un autre système encore contient les données sur les visiteurs, la détection de présence et sur la consommation d’énergie (possible également avec Resource Scheduler).
Ce n’est que lorsque les données sont extraites de ces différents systèmes et transformées en information utile qu’il est possible de suivre, mesurer, détecter un problème, analyser, et de planifier. Des tendances émergent alors et le management peut alors affiner les processus en prenant en compte les besoins d’organisation ou les impacts extérieurs sur les services de l’entreprise.
Workplace BI agrège les données de ces différents systèmes et les transforment en information permettant de comparer l’utilisation effective par rapport au plan, d’établir une amélioration continue du processus, et d’atteindre une utilisation optimisée de l’espace de travail.

Une utilisation adéquate de l’espace de travail
« Lorsqu’une entreprise dispose de l’espace de travail répondant bien aux besoins de ses salariés, nous appelons cela ‘utilisation adéquate de l’espace de travail’ », précise Roof. « Alors que de plus en plus d’entreprises mettent en place des programmes d’espaces de travail alternatifs, comme le hoteling, une utilisation adéquate de l’espace de travail est plus difficile à déterminer ».
Autrefois, les surfaces de bureau des entreprises étaient dédiées à un département bien précis pour un certain temps. Aujourd’hui, une grande partie de ces espaces est disponible pour l’ensemble des départements, sous la forme ‘premier venu, premier servi’.
Dans ce type d’environnement, il est difficile de savoir comment l’espace de travail est précisément utilisé. Utiliser l’historique des réservations amène à des erreurs à cause des annulations ou non-utilisation des lieux réservés au dernier moment. D’où une mauvaise planification. En combinant au sein de Workplace BI les données de plusieurs systèmes, comme celui des réservations, celui recensant les entrées dans un immeuble, celui gérant l’accès à un réseau, il est possible de mieux connaître la véritable utilisation des espaces et donc de mieux planifier le futur.

La bonne information pour chaque acteur dans l’entreprise
Chaque acteur de l’entreprise n’a pas les mêmes besoins de visualisation des données selon son rôle et ses responsabilités. Workplace BI de PeopleCube permet d’obtenir une vue d’ensemble ou de descendre en profondeur pour plus de détails.
Par exemple, le dirigeant aimera une vue d’ensemble de l’entreprise. Il aimera connaître les tendances qui se dégagent et comparer les performances d’un ensemble de bureaux avec un autre, et même toute la société avec une autre.
Le responsable du patrimoine immobilier d’une grande entreprise, voudra connaître s’il est possible de réduire la superficie des espaces et ne garder que ceux réellement utilisés: à cette échelle, un gain de 2% représente déjà des dizaines de milliers de mètres carrés. On peut imaginer le montant des économies réalisées si ces bureaux se trouvent à Londres ou Paris.
Quant aux responsables des services généraux, ils ont besoin de descendre un peu plus dans les détails. Ils auront besoin de mieux comprendre l’utilisation des salles de conférence dans toute l’entreprise, puis au niveau de chaque division et de chaque endroit.
Les responsables de projets sont focalisés sur leur mission. Celui responsable d’un espace de travail partagé utilisera Workplace BI pour analyser l’efficacité d’un programme de travail flexible avant de l’implémenter dans d’autres divisions.