Dans le cadre de discussions ou conférences sur le thème de la gestion de la performance, vous avez très probablement entendu parler de dashboards et scorecards, deux expressions qui font référence à la notion de tableau de bord. Ces termes sont parfois utilisés de façon interchangeable, bien qu'il existe des différences entre les deux. Quelles sont-elles ?

Qu'est-ce qu'un dashboard ?

Nous pouvons définir un dashboard comme une représentation visuelle d'un ensemble d'informations nécessaires à la réalisation d'un ou plusieurs objectifs. Concrètement, un dashboard se matérialise par un écran unique qui permet de suivre l'information en un seul coup d'œil. Cette information peut être fournies sous de multiples formes :

- Un indicateur clé de performance (KPI - Key Performance Indicator) accompagné d'une flèche de tendance;

- Un tableau croisé dynamique représentant les produits les plus vendus;

- Une ligne de tendance qui permet de suivre l'évolution des stocks;

- Une carte utilisant des codes-couleurs en fonction des performances des ventes;

- Un diagramme, une jauge ou un graphique.

Techniquement, un dashboard inclut plusieurs sources de données et doit idéalement permettre à l'utilisateur de construire ses tableaux de bord, basés sur les informations propres à son métier. Les utilisateurs de dashboards évoluent généralement au niveau tactique (planification, gestion de projets, définition de méthodes et procédures) ou opérationnel (exécution) au sein de leur organisation. Par exemple, un manager utilise des dashboards pour mener à bien un projet tactique tel qu'une campagne marketing ou pour suivre la performance des ventes d'un nouveau produit récemment lancé sur le marché. Les dashboards permettent ainsi aux managers d'évaluer la performance opérationnelle sur une base hebdomadaire, quotidienne, et parfois en temps réel.

Qu'est-ce qu'un scorecard ?

Contrairement à un dashboard qui présente de multiples informations de différentes façons, un scorecard se focalise sur une métrique donnée et compare celle-ci avec une prévision ou une cible. Un scorecard se construit selon une approche méthodologique qui permet d'aligner l'organisation avec la stratégie. La Balanced Scorecard, qui se base sur quatre perspectives clés (les clients, la finance, les processus internes, et le développement organisationnel), est sans aucun doute la méthodologie la plus connue au niveau international. Les scorecards sont alors utilisés par les Directeurs pour mettre en place une démarche d'alignement et assurer le succès des objectifs stratégiques. Je vous propose de consulter l'article Notion de Corporate Performance Management pour en savoir plus sur la Balanced Scorecard (BSC).

En résumé

Le tableau suivant présente une comparaison entre dashboards et scorecards.

Comment construire ses tableaux de bord ?

Il existe un grand nombre d'outils qui permettent aux managers d'obtenir leurs propres tableaux de bord, avec un niveau de flexibilité et une performance qui varient en fonction des outils. Depuis maintenant de nombreuses années, Excel est incontestablement le logiciel le plus utilisé pour la création de dashboards et scorecards. Excel fournit de vastes capacités analytiques (notamment grâce à plus de 300 fonctions et à des centaines de modules complémentaires), permet à un utilisateur d'analyser rapidement des données, et bénéficie d'une immense communauté d'utilisateurs pouvant s'entraider. Excel est souvent l'outil idéal lorsqu'il s'agit de construire des dashboards et scorecards qui seront utilisés sur un ou deux niveaux de l'organisation.

Si Excel présente un grand nombre d'avantages dans certaines situations, le logiciel n'est plus adapté dès lors que les tableaux de bord sont destinés à plusieurs Départements et s'étendent sur plusieurs niveaux organisationnels. L'outil constitue néanmoins une solution pragmatique, "gratuite", efficace et rapide à mettre en œuvre dans le cadre de la réalisation de prototypes qui permettront de motiver le développement d'un système décisionnel.

Enfin, bien au-delà de la technologie, le plus grand défi dans la mise en place de tableaux de bord demeure au niveau des différents métiers qui doivent s'entendre sur des objectifs communs, sur les cibles, les drivers, et bien entendu sur les aspects financiers.

Quelques exemples

En fin d'article, j'ai attaché un fichier Excel qui contient quelques exemples de dashboards.
Les feuilles Conditional Color et Conditional Icon se basent sur un échantillon du data warehouse Adventureworks 2008 (AdventureworksDW2008) fourni par Microsoft via le site CodePlex. Pour obtenir cet échantillon, j'ai réalisé une requête SQL qui sélectionne les 1000 premières lignes de la dimension Product (DimProduct), avec une jointure sur la table de faits Reseller Sales (FactResellerSales) et une jointure sur la dimension Date (DimDate).
La feuille PivotTable se base sur un échantillon de données (voir la feuille Tool Data) issues d'AdventureworksDW2008 que j'ai adaptées de façon à construire un tableau croisé dynamique clair et pertinent pour l'exemple.
Les feuilles Data List and Trend Line, Pareto Chart et Gantt Chart se basent sur des données factices.
Enfin, j'ai rédigé quelques explications lorsque cela me semblait nécessaire. N'hésitez pas à laisser un commentaire si vous avez des questions ou remarques.