Système d'Information Décisionnel - Le blog de Michel Bruley

Dans le monde complexe d’aujourd’hui les risques sont partout, mais en même temps, leur bonne gestion offre l'une des opportunités les plus sûres pour les organisations de mettre en oeuvre des innovations qui améliorent l'agilité, les possibilités de développement et l'efficacité opérationnelle. La gestion des risques est toujours quelque chose de spécifique à chaque organisation, entre autres du fait de l’importance de la culture d’entreprise en matière d’acceptation des risques. Ce qu’une compagnie considère comme un niveau inacceptable de risque peut sembler parfaitement acceptable à d’autres. Les processus de gestion des risques sont là pour aider les décideurs à évaluer les risques et à bien définir les ressources à prévoir pour leur gestion.

Chacun convient qu'il y a des risques qui peuvent être négligeables pour les organisations tandis que certains risques opérationnels peuvent gravement affecter le déroulement des affaires. Par exemple, une affaire peut être trop « bonne », et amener l'organisation au plafond de ses capacités de production. Au final elle peut être réellement bonne si elle se termine de façon profitable. Mais elle peut aussi se révéler mauvaise, si elle fait perdre de l'argent et génère des perturbations dans le service des autres clients, parce qu’en fait les capacités ont été surévaluées. Nous sommes là dans un cas typique de gestion des risques.

L’industrie des services financiers qui est particulièrement sensible à ce qui peut arriver à son argent, est pionnière en matière de gestion des risques. Beaucoup de banques se sont concentrées ces dernières années sur le développement de méthodologie pointue de gestion des risques et ont prolongé leur réflexion au delà du thème classique du risque de crédit en abordant d’autres thèmes, comme les risques de marché ou les risques opérationnels. Certains risques se contrôlent mieux que d'autres. Par exemple les risques de crédit peuvent être couverts par des réserves de perte ou différents mécanismes du même genre. Mais pour ce qui est des risques opérationnels, des établissements financiers ont disparu simplement parce qu'ils n'avaient pas prévu l’existence de traders escrocs. Dans un climat de normalisation intense, les directions des banques pourraient être invitées à fournir beaucoup plus de détails sur leurs risques, mais ceci peut ne pas être un problème car avec de bons moyens de gestion des risques, les décideurs accèdent en temps réel à des informations détaillées et sont à même de fournir une image précise des risques suivants différents angles de vue.

Une bonne approche des risques offre aussi des avantages métier. Par exemple une banque équipée d’un système de gestion des risques intégrant en temps réel tous les événements pertinents à suivre, peut considérablement réduire son exposition aux risques pour certains clients. Un tel système peut également aider les services financiers à voir si les clients sont toujours dans les bonnes limites, et donc continuer à répondre à leurs demandes en conséquence et ainsi augmenter l’activité. Les limites de contrôle peuvent être fixées par pays, groupes de produit, contre- parties, structures d'associé ou industries ou par n'importe quelle combinaison de ces éléments. Une fois que ces limites sont établies dans le système, le suivi des événements déclenche des alertes aux employés et ainsi ils peuvent gérer plus d'affaires sans avoir par exemple des délais trop longs pour statuer sur les crédits.

Les entreprises non financières commencent également à examiner l’intérêt de la gestion des risques. Par exemple, le plus grand risque pour une compagnie maritime peut ne pas venir des hasards inhérents au voyage maritime tels qu’une mer déchaînée ou une panne d’équipement, mais d’une mauvaise transmission d'information aux autorités portuaires ou à des organismes gouvernementaux. Non seulement les amendes et les pénalités peuvent être importantes mais de mauvaises déclarations peuvent entraîner une interdiction de naviguer, qui peut maintenir à quai un navire pour des semaines laissant les clients attendre et l’équipage sans activité. Une initiative de gestion des risques peut aider à mettre sous contrôle les transmissions l'information.

Les grandes entreprises d'aujourd'hui savent bien qu’une bonne utilisation des données financières peut permettre d'optimiser les opérations à travers l'entreprise entière. Malheureusement, beaucoup de compagnies ne profitent pas pleinement des détails de leurs données financières. En effet la plupart du temps les directions financières pensent que les seules informations qu'elles ont à leur disposition sont celles qui sont issues des systèmes comptables ou budgétaires. Or toutes les informations issues de ces systèmes sont fondées sur des données agrégées qui reflètent mal les événements réels. Les données agrégées contenues dans les rapports standards peuvent répondre aux questions basiques : Quel est le revenu ? Quelle est la marge bénéficiaire ? Quel est mon encours client ? Comment tout cela impacte mon cash-flow ? Mais ces questions ne traitent que superficiellement de ce qui s'est réellement produit de façon opérationnelle, et ne permettent pas de parfaitement maîtriser la marche des affaires.

Le point qui nous intéresse ici, est comment peut-on mieux contrôler une entreprise en utilisant pro activement les données financières ? Les meilleures entreprises fonctionnent en se référant à un nouveau paradigme où les données financières détaillées, l'analyse et l'assurance de l'exactitude créent un avantage concurrentiel en permettant la prise de décision en quasi temps réel. S’appuyant sur une technologie adéquate, une entreprise peut fonder ses décisions sur une vision claire de ses activités, de la synthèse financière aux détails opérationnels et ceci tout au long des périodes comptables. Cette facilité permet à une organisation d'agir sur ses affaires courantes avant la fin d’une période sans attendre les arrêtés pour changer certaines de ses manières de faire. Un tel environnement peut être mis en place grâce à un processus en trois étapes.

Il s’agit d’abord de réaliser une infrastructure pour intégrer les données financières. Le premier problème d’aujourd'hui est celui de l'accès aux données. Le plus fréquemment les entreprises gèrent leurs activités au moyen de nombreux systèmes opérationnels différents (maison ou progiciels) plus ou moins intégrés, et même lorsqu’elles ont fait l’effort de se doter d’un ERP, la plupart du temps elles en exploitent de multiples instances hétérogènes. Dans ce type de contexte les analystes trouvent l’accès aux données difficile et très long. Il convient pour solutionner ce problème d’intégrer les données financières de tous les systèmes opérationnels dans un environnement unique pour établir un référentiel détaillé de l’activité, et produire les tableaux de bord de base. Les analyses doivent être faites grâce à un environnement self service tel que les responsables puissent accéder aux données dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sans avoir recours à un tiers. Concrètement il s’agit de mettre en œuvre un entrepôt de données détaillées et les applications d’analyses financières nécessaires.

Il convient ensuite de tirer bénéfice de l’intégration des données financières en termes de prévision et de modélisation. Les analystes sont plus libres pour faire des analyses avancées quand ils peuvent accéder au moment opportun à des données intégrées via un portail ou un tableau de bord en libre service. Les entreprises peuvent alors trouver des réponses à des questions de plus en plus fines, comme : Qui sont mes meilleurs vendeurs ? Qu’ont-ils vendu ? Quelles sont les tendances par rapport à l’année dernière ? En fonction de la qualité des réponses à ces questions, les entreprises peuvent développer des modèles plus ou moins affinés, des prévisions précises et des raisonnements par hypothèse dans tous les domaines de leurs activités. Si vous savez mieux anticiper l'impact de votre décision, vous saurez aussi mieux la gérer (prise de décision & mise en œuvre). Une fois que les données sont intégrées, les analystes de la fonction finance peuvent exécuter des calculs précis du niveau le plus fin (par exemple : client/produit) au niveau le plus agrégé, au lieu de fonder leur calcul sur des habituelles et contestables approches par clés de répartition. Quand les activités de l’entreprise sont capturées au niveau le plus fin, la direction financière peut facilement analyser la rentabilité en détail à travers de multiples dimensions et regarder les affaires sous de plus nombreux angles. Pour être efficace, les processus d’analyse doivent être continu. Pour permettre à des utilisateurs d'agir et de faire des changements qui produisent des résultats financiers mesurables, alors il ne s’agit pas simplement de les mettre en situation d’observateur, mais d’être actif et pour cela qu’il puisse appréhender la réalité des activités à un niveau suffisamment fin.

Enfin il faut intégrer les données financières avec les autres données de l’entreprise. La troisième étape pour accroître la valeur de l'information financière est d'intégrer les données financières détaillées avec d'autres données d’activité de l'entreprise. Mais attention le défi n’est pas mince, car il s’agit de prendre en compte les millions de transactions et d'interactions qu’une entreprise peut avoir quotidiennement avec ses différents partenaires (clients, fournisseurs, …). Mais l’expérience montre qu’une fois qu'une entreprise a une vue globale et détaillée de ses données, les opportunités d’affaires sont sans limites. Tous les clients Teradata qui ont développé une telle vue d'entreprise ont connu le succès.

Une fois que les gestionnaires ont les bons éléments financiers, ils peuvent voir comment agir sur les coûts, accroître les revenus et augmenter la productivité. Des analyses très opérationnelles peuvent être menées pour supporter des décisions économiques quotidiennes et optimiser les processus. Il s’agit que toute l’entreprise – des acteurs de la chaîne d'approvisionnements à ceux en relation avec les clients – puisse avoir accès aux informations qui leur permettent de prendre de meilleures décisions. Alors que la vue des activités devient plus claire pour tous les responsables, le rôle du Directeur Financier devient plus important. Aujourd'hui, être un bon Directeur Financier exige donc d’agir à travers tous les secteurs d'activité de l’entreprise. Il exige également la capacité à initier des discussions sur le besoin de faire évoluer les modèles d’activités et sur les voies innovantes qui peuvent conduire à améliorer les résultats financiers. Dés que les entreprises arrivent à un meilleur niveau de connaissance et de maîtrise de leurs activités, elles sont à même d’automatiser certaines prises de décisions tactiques de façon à réagir sans délai aux événements. Alors la gestion devient plus libre et les responsables peuvent se concentrer sur la stratégie de l’entreprise, sur l’optimisation des processus et des infrastructures pour maximiser les résultats. Au final ce progrès de la connaissance des activités conduit à transformer l’entreprise et sa culture.

Changer son modèle d'affaires, gagner des avantages concurrentiels et créer de nouvelles occasions de bénéfices ne représentent qu’une partie des défis que les Directeurs Financiers doivent relever. La bonne nouvelle est que les nouvelles technologies aident les entreprises à répondre à ces nouvelles demandes. En prenant en charge pro activement les exigences de conformité, les entreprises peuvent viser une nouvelle efficacité financière et finalement améliorer les opérations et la rentabilité de l’ensemble de leurs activités.