Système d'Information Décisionnel - Le blog de Michel Bruley

Les approches conservatrices de la comptabilité ont de nouveau la cote, la recherche de techniques innovatrices de comptabilité n’est plus d’actualité. Les expériences types Enron ont mis fin à cette période et ont donné naissance au Sarbanes-Oxley Act qui prévoit des pénalités et des temps de prison pour les cadres qui ne gèrent pas leurs données financières convenablement. On en revient aux fondamentaux, l’emphase aujourd'hui est sur la publication et l’explicitation des bénéfices réels.

Cependant la situation des départements financiers n’est pas confortable, car ils doivent prendre des mesures drastiques pour survivre. Ils doivent composer entre l’exigence de produire des analyses plus rapides & plus détaillées et la demande apparemment contradictoire de couper des coûts et de réduire leur personnel. Car pour essentiels qu’ils puissent être, les départements financiers sont d’abord vus comme des frais généraux, comme non directement producteurs de revenus pour des sociétés qui sont forcées de devenir plus sveltes. Les Directeurs Administratifs et Financiers sont invités à faire plus avec beaucoup moins. Ils ne peuvent réussir qu’en changeant radicalement leurs moyens de production des informations financières. Ils doivent fournir de meilleures informations en temps réel, de façon à aider les responsables à identifier rapidement des changements sur le marché et à s'adapter en conséquence. Malheureusement la plupart sont dotés de systèmes financiers disparates fondés sur de multiples bases de données et sont donc face à un défi qui leur semble insurmontable.

Dans cette situation l'entrepôt de données d'entreprise émerge comme la plateforme optimale pour améliorer la gestion des affaires. Les sociétés qui emploient un entrepôt pour leur gestion financière ont pu raccourcir les cycles de clôture, réduire les frais généraux, contrôler les dépenses plus étroitement, réduire les stocks et fournir aux responsables à travers toute l’entreprise les informations fraîches et précises, requises pour prendre plus rapidement de meilleures décisions stratégiques et tactiques. Les enjeux de crédibilité, de qualité, d'opportunité et d'exactitude des informations de gestion et de publication des données financières n'ont jamais été plus critiques. Dans cette optique, l'option de centraliser toute l'information d'entreprise dans un entrepôt est attrayante, mais un tel projet peut être intimidant. Dès lors quelques compagnies préfèrent adopter à la place d’un entrepôt des solutions alternatives qui leur semblent plus avantageuses. Quelles sont ces solutions de rechange ?

En premier il y a les ERP. Ils sont conçus pour être des systèmes transactionnels grâce auxquels des processus métier peuvent être harmonisés au niveau de l’ensemble de l’entreprise, mais ils ont la plupart du temps le plus grand mal à couvrir les besoins analytiques. En effet rares sont les grandes entreprises qui n’ont qu’un ERP ou une seule instance d’un ERP comme système d’information (la plupart du temps l’ERP cohabite avec d’autres applications). Dès lors se posent des problématiques d’hétérogénéité des données qui perturbent la consolidation des résultats, et pour autoriser des analyses d’ensemble au périmètre de l'entreprise, il faut réaliser dans une base dédiée l’incontournable intégration des données.

En second il y a les solutions ponctuelles qui couvrent une partie des processus et qui fournissent sur leur périmètre de bonnes capacités analytiques. Par exemple, des entreprises ont mis en œuvre des systèmes de gestion de la chaîne d'approvisionnements (SCM) pour mieux maîtriser les interactions avec les fournisseurs, ou des systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour développer des rapports profitables avec les clients. Ces systèmes couplés à d’autres systèmes opérationnels (souvent des ERP) créent un ensemble plus ou moins intégré, qui contient les données critiques des activités, mais qui pourtant est généralement inefficace, fournissant le plus souvent des vues partielles et contradictoires des activités.

En troisième il y a les nouvelles applications de Gestion des Performances (CPM) qui ont été lancées sur le marché avec la promesse de fournir aux responsables un système d’accès à toutes données de l’entreprise pour les aider à pro activement contrôler leurs affaires. Une bonne application de Gestion des Performances peut non seulement lier les données disparates d'une entité, mais surtout permettre de mieux aligner les différentes fonctions, les différents départements sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cependant il y a toujours ici le problème relatif à la qualité des données financières de base et à leur intégration. Les directeurs financiers sont avec ces applications incapables de produire de bonnes prévisions, de bons plans et un bon reporting, lorsqu’ils s’appuient sur des silos de données dispersés à travers l'entreprise, qui créent une situation cauchemardesque d’intégration des données qui condamne à long terme la portée et la viabilité de ces applications. Sauf exception, seule une alimentation à partir d’un entrepôt de données d’entreprise permet à ces applications CPM de réaliser leur promesse de fournir aux responsables un système d’accès à toutes données de l’entreprise pour les aider à pro activement contrôler leurs affaires.

Ce qui caractérise les entreprises leaders de différentes industries, c’est leur capacité à utiliser la puissance de leurs informations pour conduire efficacement leurs affaires, elles utilisent pour cela un entrepôt de données actif qui leur permet de mettre les informations opérationnelles et historiques au service du management de leurs activités.

Mais force est de constater que toutes les entreprises ne sont pas à ce niveau, et qu’en dépit d'investir des millions dans l’IT, beaucoup ne savent pas faire circuler de façon satisfaisante des informations entre leurs clients, leurs fournisseurs et leurs employés. Les directeurs et les cadres recourent très fréquemment à leurs documents et systèmes personnels pour prendre des décisions. Les opérationnels notamment ceux aux contacts des clients ou partenaires n'ont pas toutes les données opérationnelles et historiques nécessaires pour gérer de façon appropriée les activités dont ils ont la charge. La plupart des organismes ne peuvent pas fournir à leurs personnels les bonnes informations au bon moment, en conséquence ils sont au mieux réactifs et très rarement proactifs. Au final, ils ne contrôlent efficacement ni leur présent ni leur futur.

Pour maîtriser leur destin et être plus concurrentielles, les entreprises doivent gérer leurs données comme l’un de leurs plus précieux actifs. Il leur faut investir pour bien les gérer, bien les analyser et en tirer toutes les possibilités pour être plus créatives et plus efficaces. Grâce à un entrepôt de données actif, les données opérationnelles les plus récentes et les données historiques détaillées peuvent être rapprochées pour mettre en perspective le présent, anticiper le futur et agir en conséquence. Ainsi on peut soutenir non seulement la gestion quotidienne, prendre des décisions stratégiques, mais aussi donner également aux opérationnels de base les informations qui leurs permettent par exemple d’entretenir les relations client, d’optimiser la chaîne d'approvisionnements et les opérations financières.

Aujourd'hui dans la plupart des grandes entreprises les décisions sont prises par des personnes qui ne peuvent pas rapprocher dans leur système des données du passé et des données des opérations en cours, au mieux elles peuvent le faire manuellement. De plus la plupart du temps la qualité des données est en question, les responsables utilisent des données extraites de divers systèmes hétérogènes (multiples instances ERP, multiples progiciels spécialisés pour le CRM, le SCM, multiples bases de données historiques détaillées, multiples data marts, multiples systèmes de reporting, etc.).

Inversement les entreprises leaders savent que pour rendre leurs personnels plus efficaces et optimiser leurs activités, elles doivent mettre en place les meilleurs systèmes d’information et d'analyse. En utilisant des entrepôts de données actifs, elles mettent l'information aux services des affaires. Ces entreprises intègrent et analysent des données opérationnelles et historiques issues de tous les processus pour améliorer le management de toutes les dimensions de toutes leurs activités. L'impact est énorme, il se joue non seulement au niveau des grandes décisions stratégiques prises par les dirigeants de l’entreprise, mais aussi à tous les niveaux de la hiérarchie jusqu’aux personnels en charge des opérations quotidiennes. Par exemple avec une telle approche, les entreprises peuvent mieux identifier les services et/ou produits que leurs clients veulent, mieux comprendre les coûts et l’impact de variations des prix, ou immédiatement chiffrer les effets d’un retard de livraison, évaluer l’impact potentiel des réponses possibles à cette situation, ou dialoguer avec les clients, les fournisseurs en ayant des données objectives, fiables pour fonder les réponses. Une telle approche permet de prendre des décisions plus cohérentes (accès à une même information intégrée) uniformément meilleures à tous les niveaux et améliore les performances de tous.

Le niveau de management des activités décrit précédemment ne peut être envisagé avec les approches ERP ou progiciels traditionnels, même si elles sont complétées de moyen de BI ou de reporting. Au-delà de l’habituelle multiplication des sources de données déjà évoquées, ce sont les capacités techniques de ces systèmes qui sont aussi en cause. En effet dans les grandes entreprises il est impératif de pouvoir prendre en charge des volumes de données importants tant en terme de flux, de stockage que d’analyse par un nombre important de personnes (dans certaines entreprises près de 20% des effectifs utilisent des moyens décisionnels).

Le concept d’entrepôt de données actif est incontournable à terme pour toutes les grandes entreprises, même si force est de constater qu’aujourd’hui c’est principalement celles, qui font la course en tête de la globalisation, qui se sont déjà lancées à mettre en œuvre une telle approche.