Fives se dote d’un système ERP groupe sur S/4 HANA

Le groupe d’ingénierie industrielle Fives existe depuis plus de 200 ans. Aujourd’hui, il produit des machines, équipements et lignes de production pour une vingtaine de secteurs d’activité, parmi lesquelles l’aluminium, l’acier, l’automobile, l’aérospatiale ou encore l’énergie. Présente dans 30 pays, l’entreprise emploie près de 8 400 salariés. Le groupe possède une centaine de filiales, dont un nombre important à l’international, notamment en Asie (Inde, Chine, Japon), aux USA, en Afrique du Sud et au Brésil. Son chiffre d’affaires avoisine 2 milliards d’euros.

Client de SAP de longue date, le groupe Fives y fait tourner un périmètre fonctionnel assez large, englobant comptabilité et contrôle de gestion, mais aussi la chaîne d’approvisionnement, la gestion de production, les ventes, ainsi que le suivi des services de maintenance chez les clients. Enfin, comme beaucoup de ces activités sont gérées sous forme de projets, Fives utilise aussi les fonctionnalités associées. Au total, cela représente donc sept grands domaines fonctionnels.

« Nous utilisions SAP ECC 6.0 depuis une quinzaine d’années, avec des environnements SAP différents. En 2016, nous avons souhaité mettre en place une plateforme unique pour le groupe, basée sur SAP S/4 HANA », explique Christophe Sohier, directeur du centre de compétences SAP du groupe Fives.

Soutenir la croissance du groupe en diffusant les bonnes pratiques
Ce projet répondait à trois grands objectifs : tout d’abord, il s’agissait d’augmenter la performance des filiales, en accompagnant leur croissance et en favorisant l’agilité et la productivité. Ensuite, le groupe souhaitait harmoniser les pratiques quand cela s’avérait pertinent, notamment en alignant le langage, les processus et les règles de gestion, et en partageant les données sur les clients et les articles. Enfin, Fives voulait simplifier et rationaliser son système d’information, afin d’accélérer les clôtures financières, de regrouper l’information au sein d’une seule et même source et de préparer sa transformation numérique.

« Les systèmes existants étaient assez hétérogènes et fonctionnaient en silos, avec une proportion importante de spécifique, et sans référentiel de données partagées, pointe Christophe Sohier. Le projet SAP S/4 HANA, dénommé Saphir, consistait à repartir d’une feuille blanche pour bâtir un nouveau système, en mode Greenfield tout en tirant profit de l’expérience du passé. »

Dans ce but, le projet a suivi une stratégie de déploiement précise : la première étape a consisté à construire le Core model, incluant l’ensemble des processus et règles de gestion du Groupe. Ensuite, le modèle a été déployé filiale par filiale, en sélectionnant à chaque fois uniquement les éléments pertinents.

Des représentants métier impliqués dès le démarrage
En mars 2016 a débuté la phase de conception du modèle, en s’appuyant sur un site pilote déjà identifié au préalable : une filiale française implantée sur quatre sites géographiques, avec environ 300 utilisateurs. Deux des sites utilisaient déjà SAP auparavant, les deux autres faisaient tourner un ERP différent. « Nous n’avons pas réalisé un Blueprint théorique ; nous sommes tout de suite passés au concret », précise Christophe Sohier. Dès cette étape, des responsables métier sont désignés au niveau du groupe pour chaque grand processus. « Nous avons mis en place des équipes mixtes, mêlant des représentants du groupe, des interlocuteurs métiers des filiales et des consultants ». Au total, l’équipe projet totalise environ 20 personnes, 50 en incluant les représentants des métiers.

En l’espace de cinq mois, le modèle est mis sur pied. L’entreprise démarre ensuite la construction de la solution proprement dite, en s’appuyant sur la version 1610 de SAP S/4 HANA. En juillet 2017, le système est opérationnel pour l’entité pilote. Outre les sept domaines fonctionnels, Fives déploie également SAP BPC (Business Planning and Consolidation), Analytics et BFC (BusinessObject Financial and Consolidation).

Un déploiement qui s’est poursuivi courant 2018 et 2019, pour atteindre aujourd’hui 500 utilisateurs et quatre entités. « Nous avons établi une feuille de route sur cinq à six ans pour déployer la solution sur tout le groupe », indique Christophe Sohier. Le planning donne la priorité aux filiales qui ont besoin d’une solution rapidement, à cause d’un existant peu évolutif.

Un déploiement complexe à mener
Pour la phase de conception, Fives s’est appuyé sur un intégrateur conseillé par SAP. Souhaitant accélérer lors du déploiement, le groupe a ensuite fait appel à un autre acteur, avec une présence géographique plus large. Néanmoins, le projet s’est avéré plus complexe que prévu, et l’entreprise a dû ralentir. « Cette complexité provient de notre organisation bien plus que de la solution HANA, que nous avons bâtie en restant proches du standard, et qui s’avère assez robuste », explique Christophe Sohier.

L’un des enjeux du projet consiste en effet à prendre en compte les besoins des nombreuses filiales du groupe, dont la taille oscille entre 100 et 350 salariés. Chacune a son propre mode de fonctionnement. Par ailleurs, seule la moitié d’entre elles possèdent déjà des solutions SAP. La gestion du changement représente donc un volet important du projet. « Ce contexte ne permet pas à un intégrateur d’arriver avec une méthodologie de déploiement préétablie et de la dérouler : il faut s’adapter à chaque fois », constate Christophe Sohier.

Pour l’accompagner sur la suite du déploiement, Fives a finalement retenu Augusta Reeves, intégrateur avec lequel l’entreprise travaille de longue date. « Leurs consultants sont montés en compétence sur SAP S/4 HANA avec nous. Ils associent l’expérience sur SAP et la connaissance de notre fonctionnement et de nos métiers », détaille Christophe Sohier.

De nouvelles interfaces pour changer les habitudes
À l’heure actuelle, la solution SAP HANA ne couvre pas encore l’ensemble des besoins du groupe, notamment sur la partie gestion de projets. « La dernière version en date (1809) va dans le bon sens, avec des fonctionnalités intéressantes au niveau du CRM (Customer Relationship Management) et du PPM (Project Portfolio Management) », souligne Christophe Sohier. Ce dernier constate également des améliorations notables en termes de stabilité.

D’ores et déjà, les utilisateurs apprécient les interfaces plus intuitives, avec les écrans Fiori et le Launchpad. Pour le directeur du centre de compétences, « il s’agit d’un point clef pour faciliter le déploiement de la solution, notamment dans les filiales qui utilisaient SAP ECC auparavant. Le changement total d’écran permet de voir la solution comme un nouveau système, cela aide à changer les habitudes. » Le fait de disposer d’indicateurs et de rapports en temps réel est également plébiscité. « Avec un peu de recul, la mise en place de la plateforme SAP S/4HANA est un projet de transformation en soi, qui va nous aider à supporter les évolutions du groupe », conclut Christophe Sohier.