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Comment accroître les performances des collaborateurs d'une entreprise au moyen d'outils d'analyses personnalisés


Rédigé par Phil LEWIS, Infor le 7 Mai 2013

De nos jours, l'optimisation de la productivité dans les environnements complexes et concurrentiels constitue la préoccupation principale des fabricants, alors que l'amélioration de la culture d'entreprise est souvent relayée au second plan.

Bien souvent, les entreprises ne réalisent pas que c’est justement en bâtissant une culture d'entreprise plus proactive qu’elles pourraient améliorer leur productivité de manière substantielle.

Alors que l'accès aux données en temps-réel n'était traditionnellement réservé qu'aux cadres supérieurs, l'introduction des outils analytiques dans les espaces de travail a permis l'accès aux données en temps-réel à l'ensemble de l'organisation permettant ainsi de créer une culture d'entreprise proactive, ciblée sur l'identification des risques, l’évaluation d’alternatives, offrant de nouvelles opportunités.



Phil LEWIS, Infor
Phil LEWIS, Infor
Les outils d'analyse intégrés permettent au personnel — des directeurs financiers aux responsables d'entrepôts — d’assurer un suivi continu de l’activité, d'anticiper les besoins des clients et de prendre des décisions en toute connaissance de cause, autant d'éléments essentiels pour résoudre les problèmes stratégiques et répondre de manière proactive à l'évolution du marché.

La collecte systématique des données à des moments précis permet de construire cette culture d'entreprise. Travailler avec des données en temps-réel, plutôt que de se baser sur un aperçu de l'historique des données, permet aux entreprises de toujours anticiper d'éventuels problèmes. Le recours aux notifications automatiques, aux alertes et aux règles de progression permettent aux responsables d'identifier des signaux d'alertes. Grâce aux smartphones et aux tablettes, lors de leurs déplacements, les collaborateurs restent connectés et jouissent d'un accès aux tableaux de bord « à la demande ».

Ainsi, tous les utilisateurs peuvent suivre en permanence les informations critiques et pertinentes pour une tâche précise grâce à des espaces de travail qui mémorisent les données contextuelles, les formulaires et les groupes de coopération sur l'écran d'accueil. Des objectifs peuvent être définis et des alertes automatiques peuvent être envoyées à la personne appropriée lorsqu'une action doit être entreprise.

L'usage de ce type de systèmes d'alerte permet aux entreprises de demeurer vigilantes face à d'éventuels problèmes, comme par exemple un faible stock de pièces de rechange ou des baisses de production quotidienne sur une ligne de production donnée. Plus important encore, des investigations plus poussées peuvent être menées afin de retrouver la cause du problème, de façon à l'empêcher de se reproduire de manière régulière.

En intégrant les outils d'analyses personnalisés, les employés peuvent surveiller les vecteurs critiques de la réussite leur entreprise. Les éventuelles difficultés, comme l'incapacité à livrer un client ou l'augmentation imprévue des coûts d'approvisionnement, peuvent être identifiées et résolues avant qu'elles ne dégénèrent et ne menacent la rentabilité.

Les processus de collecte de données, de génération de rapports et d'alertes communiquées aux collaborateurs peuvent être largement automatisés. Les solutions logicielles avancées, dotées d'une conception souple du flux de travail, permettent de générer automatiquement des rapports et de les faire parvenir au personnel, à des intervalles prédéterminés. Par exemple, un cadre supérieur préfèrera peut-être recevoir tous les matins les données critiques sur son smartphone, tandis qu'un gestionnaire de production préfèrera quant à lui vérifier ses données sur son poste de travail, avant la première production de la journée.

L'automatisation des processus de collecte de données, lorsqu'elle est possible, améliore la cohérence et supprime la plus grosse part du risque lié à l'erreur humaine, à l'inattention ou à la non-conformité. L'automatisation des tâches simples libère également du temps pour l'employé, ce qui lui permet de s'atteler à des tâches plus complexes – comme la consolidation des relations avec les clients.

Pour résumer, citons quatre principaux avantages aux outils d'analyse personnalisés :

Décrocher de nouveaux contrats

Les outils actuels de Business Intelligence, sophistiqués et hautement flexibles, fournissent également des données qui favorisent les prises de décisions critiques. Les faits peuvent fournir les arguments puissants nécessaires à des décisions stratégiques soigneusement calculées. La confiance que l'on peut accorder à ces capacités décisionnelles apporte aux cadres supérieurs une plus grande confiance dans l'exploitation de nouvelles opportunités. Les nouveaux marchés cibles peuvent être identifiés pour accroître les ventes et les responsables peuvent également rechercher en interne de nouvelles techniques de rationalisation des opérations et de conservation des ressources.

Ainsi, le développement d'une stratégie avancée de Business Intelligence constitue l'une des étapes critiques pour tout fabricant ambitieux, une de celles qui va peut sans aucun doute conduire à l'augmentation de la rentabilité, à l'amélioration de la satisfaction client et à de nouvelles opportunités commerciales.

Définir des objectifs

L'utilisation d'outils de gestion de la performance va également permettre de fonder la définition annuelle des objectifs sur des faits et de l’assujettir à des capacités réalistes. Le temps des vagues généralités, plus fondées sur de l'espoir et du rêve que sur une véritable analyse stratégique d'entreprise, est révolu. Désormais, un plan stratégique établi étape par étape et focalisé sur l'amélioration, constitue le meilleur moyen d'avancer. Le changement d'attitude perçu au sein d'une entreprise adhérant aux stratégies proactives est souvent subtil mais très représentatif de ces transformations.

L'accès aux données partagées intégrées renforce la culture d'entreprise dans le domaine de la coopération et des objectifs communs. Il permet aux individus – indépendamment de leur rôle – de voir au-delà d'un simple poste de travail ou d'une description de tâche. Chaque personne, du représentant du centre de services au responsable/planificateur de l'expédition, occupe un rôle déterminent dans l'ensemble de la rentabilité du fabricant.

Détecter les problèmes

Les collaborateurs peuvent contribuer en toute confiance aux initiatives d'amélioration des processus. Armés des outils de rédaction de rapports et d'accès aux données pertinentes, quel que soit leur service, ils peuvent contribuer à détecter les difficultés imminentes avec des répercussions à long terme. Par exemple, le responsable de la facturation peut exploiter les outils d'analyses pour rechercher la cause de l’affaiblissement de la trésorerie. Les ingénieurs peuvent exploiter les données de garantie pour identifier les défauts de conception et les responsables de l'inventaire peuvent utiliser les chiffres pour suivre les tendances dans l'utilisation des pièces détachées et anticiper les futurs achats. Par ailleurs, une veille sur les réseaux sociaux et autres groupes communautaires peut être mise en place de façon à suivre les tendances des acheteurs et prévoir leurs besoins.

Les données optimisent l'efficacité des tâches affectées au personnel. Les collaborateurs d'une entreprise peuvent dès lors suivre les chiffres critiques pertinents et l'état de la performance avec un intérêt personnel. Les collaborateurs ont ainsi la volonté d’atteindre leurs objectifs. En lieu et place de vagues missions centrées sur le « succès », des objectifs spécifiques peuvent être fixés grâce à des données concrètes. Plus important encore, les données peuvent être suivies par les collaborateurs à même prendre des mesures et autres actions correctives sur le terrain. Les données de BI sont réellement exploitées, au lieu d'être consignées dans des rapports qui prennent la poussière sur un coin du bureau.

Être proactif

En donnant un accès personnel aux outils de prise de décision, les données contextuelles et les ressources de planification stratégique contribuent également à la culture d'entreprise, qui favorise l'action par anticipation plutôt que par réaction. Le personnel apprend à être indépendant dans sa prise de décision, en recherchant minutieusement les données de cause à effet et en prenant des décisions basées sur les faits. Les employés comprennent que des délais de réponse excessifs ne sont plus acceptables. Les équipes prennent conscience qu'elles n'ont plus d'excuse derrière laquelle se cacher pour l’approximation en matière de données historiques, de tendances de la demande ou des attentes des clients. La précision, la planification de la demande et les prévisions s'améliorent, dans toute l'entreprise.

L'accès aux données, grâce à la technologie, permet au personnel de prendre part activement au processus d'amélioration permanent. Les études récentes révèlent que les employés impliqués sont les plus productifs et qu'ils contribuent fortement aux succès des entreprises.

Partager les informations avec les collaborateurs encourage également la participation et la détention de données personnalisées. L'accès aux données de gestion de la performance confère aux collaborateurs la responsabilité d'appliquer ces informations de manière à améliorer les résultats. Chacun d'entre eux est motivé pour influencer les points clés et voit par ailleurs le résultat de ses actions. Les données relatives à la performance fournissent un retour d'information critique et permanent à l'employé, en renforçant les actions positives.

Un collaborateur impliqué sera attentif aux moyens d'améliorer le rendement, la performance, la qualité ou à la satisfaction client, et ce, à n'importe quelle étape du processus de fabrication. L'accès aux données relatives à la performance aide l'employé à reconnaître les circonstances favorables, à rechercher les théories de cause à effet et à découvrir les opportunités pour lesquelles des modifications peuvent être apportées afin de rationaliser les activités, de raccourcir les délais de livraison, de conserver l'utilisation des ressources ou d’anticiper un besoin client.

Le personnel doit être entraîné à rechercher de telles opportunités, il doit être motivé pour exploiter au maximum les capacités logicielles et recevoir un retour d'information positif lui permettant d'agir au-delà des exigences. À nouveau, l'accès aux données de Business Intelligence rend cela possible — en permettant aux responsables de suivre la production des collaborateurs et les tendances dans l'amélioration de la performance, individuellement ou par service.

Puisqu'il est désormais possible d'optimiser la productivité, optimisons également l'utilisation de la main d'œuvre, et soyons à l'écoute des besoins et des attentes des clients, grâce aux systèmes de gestion de la performance, aux outils de prise de décision, aux environnements collaboratifs et aux espaces de travail améliorés. Ainsi, une nouvelle attitude, et donc une nouvelle culture, prospéreront au sein des entreprises ̶ celles qui ne se contenteront pas d'une performance approximative. Les outils d'analyses personnalisés développent une attitude proactive dans l'entreprise et instaurent un sens des priorités pour de nouvelles idées.




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