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Comment reprendre le contrôle de vos archives et tirer profit du Big Data ?


Rédigé par Edward Hladky, Iron Moutain France le 25 Août 2015

Les entreprises de toute taille et de tous secteurs d’industrie se noient sous les données, dont le volume gagne chaque année en ampleur. Disques durs, serveurs et autres systèmes d’archivage et de stockage débordent en France. Bon nombre d’entreprises ne parviennent plus à interroger efficacement leurs archives pour en extraire des renseignements utiles afin de produire de meilleurs résultats, mais la plupart n’en ont même pas conscience.



Edward Hladky, Président Directeur Général d’Iron Mountain France
Edward Hladky, Président Directeur Général d’Iron Mountain France
L’importance de l’archivage des données

L’archivage de données consiste à stocker des originaux pour qu’ils puissent être retrouvés et réutilisés ultérieurement ; à ne pas confondre avec la sauvegarde, autrement dit la copie de données de production à des fins de restauration. Si la tâche pouvait auparavant se résumer à transférer les données statiques les moins utilisées vers des supports de stockage de longue durée, le Big Data a changé la donne et a fait apparaître de nouvelles méthodes, comme l’archivage sur place, l’entreposage de données ou encore le stockage à court terme de contenus indexés, pour faciliter l’accès aux données. Ces stratégies permettent aux entreprises de satisfaire plus rapidement et facilement les exigences légales et réglementaires, toujours plus nombreuses, et de synthétiser les données pour obtenir des informations déterminantes pour leurs décisions stratégiques.

Une étude récente[i] commandée par Iron Mountain au cabinet d’étude et d’analyse IDC « Exploitation des informations : redécouvrir les archives de données ») confirme que les entreprises sont dépassées par l’ampleur du Big Data et peinent à extraire de leurs archives des informations exploitables.

Mais il en ressort aussi qu’un petit groupe d’organisations parviennent à valoriser leurs données et en retirent des résultats impressionnants : jusqu’à 10 millions de dollars de profits en plus pour avoir rationalisé leurs opérations IT et leur service client.

Plus il y a de données, plus il y a de problèmes

L’étude révèle que la majorité des entreprises (64 % en France, 59 % aux Etats-Unis, 63 % en Espagne, 51 % aux Pays-Bas et 48 % en Allemagne) détiennent au moins six archives électroniques, où elles stockent des données structurées et non structurées, et pas uniquement des e-mails et fichiers.

On apprend ainsi que
- 68 % des sondés archivent des fichiers d’applications, de bases de données et autres fichiers structurés (62 % en France, 72 % aux Etats-Unis, 67 % au Royaume-Uni, 74 % en Espagne, 47 % aux Pays-Bas et 66 % en Allemagne),
- 64 % des images (53 % en France, 69 % aux Etats-Unis, 60 % au Royaume-Uni, , 69 % en Espagne, 35 % aux Pays-Bas et 54 % en Allemagne),
- 51 % des contenus Web 2.0 (blogs, WIKI, flux RSS d’entreprise, etc.) (46 % en France, 57 % aux Etats-Unis, 43 % au Royaume-Uni, 60 % en Espagne, 44 % aux Pays-Bas et 43 % en Allemagne) et
- 49 % des données vocales (enregistrements de centres d’appels, de messageries vocales, etc.) (41 % en France, 57 % aux Etats-Unis, 47 % au Royaume-Uni, 57 % en Espagne, 37 % aux Pays-Bas et 29 % en Allemagne).

Sans processus clair et sans décision de la direction en faveur des programmes d’analyse du Big Data, plus de 40 % des entreprises se contentent de tout archiver plutôt que d’investir en amont dans une réflexion sur ce qui est important et ce qui l’est moins. (38 % en France, 42 % aux Etats-Unis, 48 % au Royaume-Uni, 32 % en Espagne, 61 % aux Pays-Bas et 39 % en Allemagne).

Dans les entreprises qui archivent tout, les données se transforment rapidement en marécages impraticables loin des « data lakes », ces lacs de données auxquels aspirent les entreprises qui ont une stratégie claire d’archivage, qui facilite les recherches pour extraire rapidement des renseignements utiles.

Le fossé entre perception et réalité

76 % des entreprises du panel pensent qu’elles valorisent déjà leurs archives (84 % en France, 77 % aux Etats-Unis, 72 % au Royaume-Uni, 79 % en Espagne, 84 % aux Pays-Bas et 70 % en Allemagne)

Pourtant, 38 % seulement des sociétés étudiées utilisent leurs archives aux fins d’analyse décisionnelle, une étape clé pour augmenter leurs profits (28 % en France, 40 % aux Etats-Unis, 32 % au Royaume-Uni, 42 % en Espagne, 16 % aux Pays-Bas et 37 % en Allemagne). Ce grand écart prouve que la question de l’archivage est un angle mort pour les décideurs.

D’ailleurs, 88 % des organisations n’ont pas de processus uniforme d’archivage de tous leurs types de données, ce qui les pénalise et les empêche d’accéder aux informations importantes quand elles en ont besoin (88 % en France, 90 % aux Etats-Unis, 87 % au Royaume-Uni, 82 % en Espagne, 91 % aux Pays-Bas et 86 % en Allemagne]

Le potentiel des données archivées

L’étude montre que les organisations dotées d’un processus d’archivage des données bien défini génèrent de la valeur selon deux axes principaux : les économies réalisables d’une part et la monétisation des archives d’autre part.

Côté économies, plus de la moitié des organisations interrogées ont réalisé au moins 1 million de dollars d’économies l’an dernier en limitant les risques et en évitant de s’exposer à des litiges (45 % en France, 59 % aux Etats-Unis, 47 % au Royaume-Uni, 37 % en Espagne, 36 % aux Pays-Bas et 50 % en Allemagne); 21 % des entreprises les plus économes dépassent même la barre des 10 millions de dollars (13 % en France, 26 % aux Etats-Unis, 19 % au Royaume-Uni, 21 % en Espagne, 3 % aux Pays-Bas et 19 % en Allemagne).

Près de la moitié des entreprises du panel ont dégagé au minimum 1 million de dollars d’économies en réduisant leurs dépenses d’investissements et opérationnelles (41 % en France, 48 % aux Etats-Unis, 45 % au Royaume-Uni, 34 % en Espagne, 30 % aux Pays-Bas et 37 % en Allemagne), et 18 % ont même économisé plus de 10 millions de dollars (16 % en France, 21 % aux Etats-Unis, 17 % au Royaume-Uni, 20 % en Espagne, 3 % aux Pays-Bas et 14 % en Allemagne).

Ce qui surprend davantage encore, c’est la capacité à produire de nouvelles profits par la bonne gestion des données archivées. Plus d’un tiers des organisations sondées ont ainsi pu générer plus d’1 million de dollars supplémentaires (40 % en France, 45 % aux Etats-Unis, 36 % au Royaume-Uni, 32 % en Espagne, 31 % aux Pays-Bas et 25 % en Allemagne), et même plus de 10 millions de dollars pour les 15 % d’entreprises (10 % en France, 19 % aux Etats-Unis, 12 % au Royaume-Uni, 18 % en Espagne, 4 % aux Pays-Bas et 8 % en Allemagne) dont la gestion des archives est la plus lucrative. En moyenne, les entreprises qui savent exploiter leurs archives bénéficient de nouvelles sources de revenu de l’ordre de 7,5 millions de dollars.

Comment combler le fossé entre perception et réalité ? Quelques recommandations d’Iron Mountain et d’IDC pour y parvenir :

Nommer un Chief Data Officer, un responsable des données qui saura piloter et valoriser les données archivées en accord avec la stratégie à long terme édictée par le directeur des opérations et le DSI.
Cartographier les sources d’information et les référentiels (ainsi que leur estimation de valeur) à l’échelle de l’entreprise.
Observer une stratégie d’archivage cohérente et globale qui prévoit les règles de rétention des données et qui régit les conditions d’utilisation, les critères d’accès, la valeur des données et les coûts d’archivage.
Envisager de solliciter un tiers qui aura l’expertise pour optimiser la solution d’archivage de façon à libérer les ressources IT internes qui pourront se consacrer à des tâches plus stratégiques et créatives.

Le fossé entre perception et réalité est bien réel mais il n’est pas trop tard pour y remédier et valoriser pleinement vos archives. Pour lire l’intégralité des conclusions de l’étude d’Iron Mountain et d’IDC sur l’archivage de données, rendez-vous sur www.ironmountain.fr/VosDonneesRedefinies




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