CEGOS SA réduit et simplifie son processus budgétaire avec Cognos Planning

Par son savoir-faire et son expérience, le Groupe Cegos est aujourd'hui le numéro 1 du management par les compétences. Avec près de 143 M€ de chiffre d'affaires en 2004 et ses 1200 salariés, il est également leader européen de la formation et compte parmi l'un des principaux cabinets de conseil européens.

La société Cegos SA est organisée en unité d’affaires avec des processus transversaux (commercial, logistique, marketing…) et présente d’importantes différences selon les activités, explique M. Ayache, directeur à la Cegos :
- Six unités d’affaires conseil et formation en entreprise dont l’activité première est de vendre du temps consultants, des frais, des solutions sur mesure
- L’unité formation interentreprises qui s’apparente plus à de la gestion industrielle de solutions packagées. Il s’agit de ventes à partir des catalogues Cegos.
Un contrôleur de gestion est affecté à chacune des unités et réalise les prévisions.

Fin 2003, la direction demande à M. Ayache, responsable financier de l’unité d’affaires formation interentreprises d’étendre les bonnes pratiques de contrôle de gestion instaurées dans son unité à l’ensemble des unités d’affaires :
- Tableaux de bord dynamique
- Compte d’exploitation analytique partagé
- Calcul de rentabilité par activité A cela s’ajoute le projet budgétaire.
En effet, l’organisation nécessite d’importantes améliorations :
- Beaucoup de temps passé à la compilation des chiffres avec la présence de deux systèmes de gestion différents et vieillissants.
- Chaque mois, les contrôleurs de gestion font des prévisions de chiffre d’affaires et de marges à partir d’un cahier de commandes ou d’un plan de charge prévisionnel.
- Beaucoup de temps à vérifier les chiffres
- Manque de flexibilité (pas de comparaisons possibles)
- Organisation rigide (budget construit par unité d’affaires)
- Peu collaboratif : M. Ayache demande aujourd’hui que chaque contrôleur de gestion utilise le même fichier et le dépose sur un dossier partagé
- Simulation complexe avec Excel.

Entre un développement en interne avec un facteur temps important, un projet interfacé avec une forte mobilisation du DSI, le choix d’un progiciel non interfacé est retenu pour un changement des mentalités en douceur. M. Ayache, possédant une bonne connaissance des outils du marché, choisit Cognos, solution la plus adaptée à la taille de l’entreprise et à leurs besoins. L’outil d’élaboration budgétaire Cognos Planning couvre l’ensemble des flux financiers et allie :
- Rapidité : depuis la mise en place de Cognos Planning, le cycle du processus budgétaire est raccourcit de 4 mois avec pour objectif 2006, gagner encore 2 mois.
- Adaptabilité : une modélisation du budget différente selon les activités est réalisable.
- Flexibilité : la possibilité de visualiser en temps réel les impacts futurs suite à la modification d’un paramètre.
- Intuitivité : outil ne nécessitant pas une formation trop lourde pour les contrôleurs de gestion.

Une fois le choix du partenaire Cognos établi la modélisation débute avec 2 contrôleurs de gestion pilotes accompagnés par un consultant DIMO Gestion. La formation se déroule en deux étapes avec une formation commune à l’ensemble des 8 contrôleurs de gestion puis une formation approfondie est réservée aux contrôleurs de gestion pilotes et au contrôleur de gestion central. Enfin, DIMO Gestion finalise la modélisation avec duplication sur les autres unités d’affaire. Grâce à l’expertise de DIMO Gestion sur la mise en place de Cognos Planning, trois mois ont suffit pour mener à bien le projet.

- Pour qu’un contrôleur de gestion soit autonome et que la réussite du projet soit optimum, il faut allier connaissance produit, savoir-faire et motivation, avoue M. Ayache. En effet, si les contrôleurs de gestion ne sont pas prêts à modifier leurs habitudes de travail, le projet ne peut pas se déployer aisément.
- Il est préférable de prévoir une installation de l’outil d’élaboration budgétaire décalée du processus budgétaire.
- Communiquer autour de l’avancement des actions auprès des directeurs des différentes unités
Aujourd’hui, M. Ayache souhaite :
- faire de la reprévision
- établir le budget des ventes pour 2006 avec la coopération des opérationnels pour l’unité d’affaire formation interentreprises très motrice sur le projet.