Mise en place au centre hospitalier de Montceau les Mines d’ un outil de pilotage pour une réactivité accrue et une meilleure utilisation du budget

«Le centre hospitalier est une entreprise et doit être gérée comme telle» confie M. Templier, directeur adjoint. Le centre hospitalier de Montceau-Les-Mines présente différentes particularités. Tout d’abord, la diversité des métiers : pour un effectif de 700 personnes, il s’agit de gérer 130 métiers et statuts différents. Ensuite, le centre réunit depuis 1998 deux établissements sur un même site : un public (médical et obstétrique) et un privé à but non lucratif (chirurgical).

Dès 2001, M. Templier et M.Piejak, responsable informatique s’intéressent aux outils décisionnels et surtout à la possibilité d’acquérir un réel outil de pilotage. Après mûre réflexion, le choix final s’arrête en 2003 sur l’offre Cognos proposée par Dimo gestion. Face à des solutions présentées comme "clés en main", produisant des rapports "standards" non représentatifs du milieu administratif, M. Templier préfére la mise en place des solutions Cognos qui nécessitent un investissement personnel plus important mais permettent d’obtenir des données sur mesure.
M.Templier met en relief dans la prise de décision «l’honnêteté commerciale et technique affichée par Dimo gestion». En effet, de nombreux produits leur ont été présentés mais à aucun moment la phase d’alimentation du datawarehouse n’était évoquée : phase importante qui nécessite un audit des données sources.
Aussi, Dimo Gestion effectue un transfert de compétence en conservant des actions ponctuelles.
Aujourd’hui, les administrateurs savent construire leurs propres rapports et réaliser de la publication sur le web.

Des réunions préparatoires réunissent tout d’abord les principaux référents utilisateurs et les responsables des domaines afin de récolter leurs attentes. Ensuite, un travail de synthèse et de simplification, assisté par Dimo Gestion, permet de s’orienter vers la constitution de deux cubes :

- Un cube "Informations budgétaire et comptable" actualisé au mois le mois qui regroupe l’ intégralité des dépenses (par lettre budgétaire, par compte…) et permet d’accéder à un détail par unité fonctionnelle. Une base archive de quatre ans est disponible.

- Un cube "Personnel" difficile à rendre opérationnel. En effet, des
informations stratégiques sont manquantes pour le moment (informations non saisies ou renseignées mais pas mises à jour).

Les données, extraites des logiciels Symphonie et Aurore au
format ASCII sont intégrées dans le datawarehouse après une phase
intermédiaire de mise en forme.

M. Templier met en relief le côté structurant et fédérateur du projet même s’il faut convaincre le personnel que les outils Cognos sont puissants mais ne peuvent pas fournir des informations sans que certaines données ne soient renseignées au préalable.

Ce projet permet :

- de se poser des questions sur la façon dont on travaille et sur la méthode de récupération des données
- de bénéficier d’alertes et de surveillances
- d’améliorer la communication entre les différents services
- d’homogénéiser l’alimentation des données
- d’augmenter la qualité de l’information avec des éléments pointus et pertinents
- de mélanger les métiers donc de favoriser une prise de conscience de la complexité du métier de l’autre

M. Templier souligne que « ce n’est pas seulement la mise en place d’un outil informatique, c’est également un projet d’établissement dont la réussite est conditionnée par l’implication du personnel» .

Via le portail internet, l’objectif de ce projet est bien de s’approcher du temps réel avec une diffusion de rapports mis à jour quotidiennement. Ceci sera possible grâce à l’acquisition mi 2004 d’un nouveau système de gestion ouvert qui rendra possible l’intégration des données directement dans le datawarehouse par des batchs de nuit.

Un prochain cube, nécessitant l’implication du DIM (Département d’Information médicale), liant l’activité et le budget (principe de la nouvelle tarification à l’activité) permettra une mise à disposition du corps médical d’éléments traduisant la valorisation de leur activité.

Convaincu par les bienfaits collectifs et personnels du projet, Monsieur Templier encouragera les utilisateurs à la création de nouveaux rapports.