Toutes les durées de conservation légales avec leur motivation juridique pour les documents et données des organisations privées et publiques grandes comme petites

Combien de temps conserver un document papier ou numérique ? A-t-on le droit de le détruire ? Quels sont les risques ? Autant de questions qui taraudent toutes les entreprises, les collectivités et les administrations. Comprendre la multiplicité des durées légales de conservation des documents peut s’avérer périlleux, surtout lorsque l’on constate l’inflation règlementaire et légale. A cet effet et pour éviter toute erreur dans la charge de la preuve ou la gestion d’un document, Serda Conseil a développé 2 bases de données reprenant tous les textes légaux et réglementaires existant en France. Tout récemment mise à jour, chaque base comprend la typologie de document et de données, sa durée d’archivage à date et le sort final (conservation ou suppression). Cette base est un appui solide pour tous les professionnels de l'archivage. Grâce à leur expertise, Archimag et Serda ont développé deux bases de données distinctes, dédiées respectivement au secteur privé et au secteur public. Cette distinction répond aux différences réglementaires marquées entre ces deux secteurs, assurant une conformité sans faille.

La conservation des documents et des données est au cœur des préoccupations des juristes, des archivistes, des DPO/DPD (délégué à la protection des données à caractère personnel) au sein des organisations publiques comme privées. La durabilité et l'accessibilité des archives ne sont pas seulement une question de conformité réglementaire et de droit de la preuve, qui peut porter préjudice financier, fiscal ou social à une entreprise ; elles sont aussi essentielles pour la préservation de l'histoire d’une organisation.

Serda reconnaît cette importance et, à travers ses bases de données, offre une solution unique, complète, fiable, et régulièrement mise à jour.

Précision et mise à jour en continu

Les bases de données de Serda sont enrichies par l'expertise de consultants spécialisés, garantissant que chaque document est associé à sa durée de conservation légale, à l'article de loi correspondant, et à son sort final. Cet ajout d'expertise assure que les informations sont à la fois précises et d'actualité, répondant ainsi aux besoins spécifiques de chaque organisation.

BASE DE DONNÉES DES DURÉES DE CONSERVATION DU SECTEUR PRIVE

Totalité des durées légales : 426

Les grands domaines couverts : Direction générale et services généraux, Comptabilité et Finances, Relation commerciale, Gestion locative, Contrôle qualité, Assurance, Banque, Ressources humaines, Santé, Communications électroniques Développement durable/RSE, Secteur Chimie et Pharmacie, etc.

Nouveautés dans la base de données pour le secteur privé

L’'extension de la base de données privée inclut désormais 116 nouvelles typologies liées à l'habitat social privé. Ces données, essentielles pour la gestion locative, le contentieux, le recouvrement et le contrôle de gestion, sont dorénavant facilement accessibles aux archivistes et aux juristes. De plus, la base couvre exhaustivement les données relatives à la construction, au suivi des travaux, à la gestion de la qualité, la sécurité, l'environnement, et à la vente de biens immobiliers. A titre d’exemple, le dossier de départ du locataire comprend le courrier du locataire, l’état des lieux de départ, le solde tout compte et la rupture du bail et clôture : la durée d'utilité administrative (DUA) est de 2 ans suivant l'article Article L145-60 du code du commerce.

BASE DE DONNÉES DES DURÉES DE CONSERVATION DU SECTEUR PUBLIC
Totalité des durées légales : 1 045

Les grands domaines couverts : Fonctions régaliennes (Assemblées, Affaires générales, Police et sécurité publique, Cadastre et impôts, Archives), Fonctions politiques, Fonction Santé publique et Hôpitaux, Fonctions supports (Direction générale, RH, DSI, Finances, Marchés publics, Urbanisme, Documentation, Petite enfance, Action économique, Patrimoine immobilier).

Nouveautés dans la base de données pour le secteur public

Du côté public, la base de données a été mise à jour pour inclure une nouvelle arborescence et des durées de conservation à jour pour le dossier RH individuel de l'agent.

Par exemple, pour le dossier des congés en cas de formation professionnelle, les typologies sont la demande de congé de formation professionnelle, la décision ou avenant de congé de formation professionnelle et l'Attestation d'assiduité. Ces données font partie du dossier d'agent, dont la DUA - ou Durée d’utilité administrative - est de 80 ans à compter de la date de naissance de l'agent.

Une optimisation de la gestion des archives

L'engagement de Serda dans l'innovation et la conformité légale et réglementaire se reflète dans ces bases de données, qui représentent une ressource indispensable pour tous ceux qui gèrent des documents et des datas. En facilitant l'accès à des informations précises et à jour, Serda contribue à l'efficacité et à la fiabilité de la gestion des archives, tout en soulignant l'importance cruciale de la durée de conservation des données et documents. Il s’agit d’être certain de conserver suffisamment longtemps une information, mais aussi de détruire en temps et en heure des documents et dossiers inutiles, ce qui permet un gain de place et d’énergie qui peut se révéler énorme et permet de contribuer à la réduction de l’empreinte carbone tout en étant conforme au RGPD avec la conservation limitée des données personnelles.