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IA : vers un véritable gain de temps dans la gestion des notes de frais ?


Rédigé par Communiqué de SAP le 4 Mars 2019

Notes de frais : une expression qui fait presque universellement grincer des dents. Sentiments d'anxiété et de frustration, la gestion de la note de frais se révèle être une tâche fastidieuse et chronophage. Les progrès de l'IA améliorent rapidement les processus de gestion des dépenses. Et comme les humains et les modèles d'I.A travaillent de concert vers une plus grande efficacité, les notes de frais pourraient même bientôt évoquer une toute autre émotion: le soulagement !



IA : Quand l'ordinateur apprend sa leçon
Le Machine Learning est une branche de l'Intelligence Artificielle dans laquelle les ordinateurs "apprennent" automatiquement et s'améliorent par l'expérience. De tels systèmes d'I.A. ne sont pas parfaits au départ. Pour les entreprises, le Machine Learning est en outre un gage d'amélioration de la satisfaction des employés et de réduction des erreurs et des coûts pour l'entreprise. Ils reposent plutôt sur la collaboration entre les humains et les ordinateurs : les humains rendent les machines plus intelligentes et l'I.A. rend les humains plus efficaces. Grâce aux outils de gestion améliorés par l'I.A., le traitement des notes de frais est beaucoup moins lourd qu'il ne l'était il y a cinq ans. Les employés peuvent maintenant numériser et télécharger des reçus à l'aide de leur téléphone, et leurs renseignements sur les voyages sont tirés des sites de réservation, des cartes d'entreprise et des messages électroniques. Les gestionnaires peuvent consulter ces informations sur leurs mobiles, puis les approuver en un seul clic. Mais à mesure que les humains continueront de travailler avec l'apprentissage automatique au cours des deux prochaines années, les systèmes de gestion des dépenses avancent quant à eux, à un rythme encore plus rapide - et transforment la façon de collaborer.

Toujours plus de temps pour innover
Bien que les Français et le reste des Européens se soient familiarisés avec l'IA, son utilité demeure pour eux quelque peu incertaine. La plupart des salariés européens sont familiers avec le terme « Intelligence artificielle ». La Finlande arrive en première position avec 97% de ses professionnels qui en ont déjà entendu parler, suivi de l'Allemagne (93%), du Royaume-Uni (92%), du Danemark (89%) et de la Suède (85%). La France arrive en dernière position avec 76%. Pourtant, 56% des Français sont convaincus que l'intelligence artificielle constitue un moyen de personnaliser davantage leurs voyages d'affaires et in-fine, d'améliorer leur expérience utilisateur. Malgré ces besoins exprimés, les entreprises ne facilitent pas l'accès à ces technologies : 64% d'entre elles n'offrent pas à leurs collaborateurs d'outils basés sur l'IA. L'un des freins émanant des collaborateurs pourrait être le RGPD. En effet, à l'heure du Règlement général sur la protection des données (RGPD), les salariés sont plus consciencieux en ce qui concerne le traitement de leurs données personnelles. Les répondants français et danois par exemple sont les plus réticents d'Europe à l'idée de partager leurs données personnelles pour tirer parti de l'intelligence artificielle dans leurs voyages d'affaires….
Toutefois, l'automatisation des process et des dépenses est un choix judicieux pour les entreprises. Productivité décuplé et gain de temps considérable si l'on met cette corvée de côté grâce à la technologie. Avec l'apprentissage automatique, les entreprises réussissent à ne faire intervenir l'humain dans le processus qu'en cas de nécessité. Libérées du fardeau de la création et de l'approbation du traitement des notes de frais, les entreprises peuvent se concentrer sur le développement de leurs activités.

Les hommes et les machines : une équation gagnant-gagnant
Pour certaines personnes, l'idée de l'intelligence artificielle peut sembler menaçante. Les humains devraient-ils s'inquiéter de perdre leur emploi au profit des robots ? Demain, les machines accompliront-elles les mêmes tâches que les équipes opérationnelles ? L'un des derniers rapports de McKinsey & Company souligne que bien que l'automatisation touchera 49% des emplois actuels, les robots occuperont moins de 5% de ces postes. Lorsque l'apprentissage automatique sera utilisé à son plein potentiel, les notes de frais deviendront essentiellement invisibles. Et ce qui était autrefois un cauchemar collectif s'évanouira rapidement dans un passé flou.




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