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Modèle de calcul des coûts d’intégration : un pas important vers une meilleure maîtrise


Rédigé par Jean-Noël VARRAULT, Stambia le 12 Septembre 2019

Fantastique ! « On est samedi matin, je ne rêve que d’une chose, aller acheter de nouveaux pneus pour ma voiture ! » Il faut être franc, j’espère que vous ne vous êtes jamais dit cela dans la vraie vie. Sans doute n’avez-vous jamais pris le moindre plaisir à acheter et changer les pneus de votre véhicule. Vous avez certainement attendu le dernier moment, vous avez certainement maudit le garagiste et ses tarifs exorbitants, et vous avez certainement saisi la meilleure promotion disponible, sans vraiment vous soucier du TCO (coût total de possession) de vos pneus. Rassurez-vous, c’est normal. Même si ce n’est pas la meilleure manière de réaliser cet investissement. En revanche, si vous procédez ainsi lors du choix d’une plateforme d’intégration, c’est plus inquiétant !



En effet, vos pneus sont un des éléments essentiels de votre voiture. Ils sont l’interface entre elle et la route. Leur état conditionne votre sécurité, quel que soit le temps ; mais les pneus jouent également un rôle majeur dans votre consommation – leur état pourrait influer sur 20 % de la consommation de carburant. En choisissant trop rapidement, et sans étude précise, vos pneus, vous faites un choix qui aura pourtant une influence majeure sur la tenue de route et le coût de vos voyages, pendant plusieurs années et plusieurs dizaines de milliers de kilomètres.

Bien entendu, je ne suis pas ici pour vous parler des vacances qui viennent de se terminer, mais bien de votre système d’information. Et la comparaison est pertinente entre les fonctions d’intégration de données de votre système d’information, et les pneumatiques de votre voiture. Tout est question de coût total de possession, et de comment le maitriser.

J’aurais pu faire une autre analogie, celle de la tuyauterie de votre maison, et du coût du plombier… peu importe, vous avez saisi l’idée. En se focalisant sur une partie du coût de l’intégration – bien souvent le logiciel à acheter au départ – vous prenez parfois une mauvaise décision sur le long terme. Qu’il s’agisse de pneus, de travaux de plomberie ou d’intégration de données, ce qui est important c’est le coût global. En vous focalisant sur un seul des composants, vous avez l’impression de vous débarrasser du problème. En réalité vous risquez de le payer beaucoup plus cher, quelques mois après.

Choisir un logiciel est de plus en plus compliqué

Modèle de calcul des coûts d’intégration : un pas important vers une meilleure maîtrise
Au début des années 2000, à l’apogée du monde du logiciel traditionnel, il était relativement simple de calculer le coût d’un logiciel. On achetait un droit de licence, un investissement d’un montant I, accompagné d’un contrat de maintenant annuel M, et l’on envisageait l’usage de l’ensemble sur un nombre d’années n. Le coût global était donc la valeur actuelle (VA) de l’ensemble soit :

Coût Logiciel Investissement = VA (I + M x n)

Aujourd’hui les offres des éditeurs sont plus complexes à comparer. Vous pouvez toujours investir ce montant I, mais vous pouvez aussi choisir une offre « aaS », « as a Service », dont le montant dépendra de plusieurs facteurs, nombre d’utilisateurs, usage (nombre de flux, volume transféré…), de la puissance machine, et parfois… en fonction de la créativité de l’éditeur en question, de l’âge du directeur commercial.
Il devient quasiment impossible de garantir le montant de l’investissement sur plusieurs années, sauf à prendre un certain nombre d’hypothèses, dont on sait dès le départ qu’elles seront fausses. D’ailleurs la notion d’investissement n’existe plus. Alors que l’achat de licence d’un logiciel pouvait être amorti sur un à deux ans, un contrat « aaS » devient une charge variable.
C’est forcément intéressant pour une entreprise qui souhaite faire coller son usage et sa facture, mais tout dépend de la durée d’utilisation.
Et je ne vous parle pas des solutions « open source », dont le produit d’appel peut-être apparemment « gratuit », mais dont la gratuité est largement compensée par des modules complémentaires, une maintenance, et des prestations de service vendues au prix fort.

Selon une étude réalisée en 2016 par le CXP, la durée moyenne d’utilisation d’un ERP est de 9 ans. Et 29 % des entreprises utilisent un ERP installé depuis plus de 10 ans.
En matière d’intégration de données, il m’arrive fréquemment de rencontrer des clients qui envisagent d’investir dans un outil pour au moins une dizaine d’années, parfois même chez certains pour vingt ans !
Tiens, au fait, c’est d’ailleurs aussi la durée d’utilisation minimum d’une bonne tuyauterie. Et pour un bon pneu, c’est 50 000 kilomètres… soit un peu moins de 5 ans.

Alors, comment calculer le coût de notre investissement logiciel ? Tout d’abord en étant réaliste sur le nombre d’années. Certains éditeurs « aaS » vous orienteront sur une durée courte. « Oui, Monsieur le Client, notre logiciel sur 3 ans, est bien moins couteux de celui de notre concurrent »… certes, sur 3 ans… mais sur 5 ans, sur 8 ans, sur 10 ans… ? Le calcul se révèlera bien différent.
Dans le cas d’un investissement, une fois l’amortissement terminé, seule la maintenance est facturée. L’année supplémentaire d’utilisation n’est pas très couteuse. Dans le cas d’un « aaS », chaque année vous coutera le prix total de l’abonnement.

Donc :
- Commencez par estimer de manière réaliste la durée réelle n pendant laquelle vous envisagez d’utiliser le logiciel et son abonnement A ;
- Anticipez année par année, la croissance de la variable v utilisée par l’éditeur (nombre d’utilisateurs, volume de données, nombre de flux…) ;
- Anticipez année par année, le coefficient d’augmentation possible du prix de l’abonnement p, par exemple 1,05 pour 5 % d’augmentation annuelle ;
Et appliquez la formule suivante à plusieurs hypothèses :

Coût Logiciel « aaS » = VA ( A (n1) + A (n2) x p x v + A (n3) x p x v + A (n4) x p x v +… )

Vous aurez alors un montant à comparer entre un investissement et le modèle locatif.
Et par sécurité, vous calculerez également le coût d’une année supplémentaire dans les deux modèles.
Par expérience, vous constaterez sans doute que sur une durée courte, inférieure à cinq ans, le modèle variable a l’avantage, mais sur une durée plus longue, le modèle traditionnel est bien moins couteux. Le point d’équilibre se situe souvent entre 4 et 5 ans.

Ne pas oublier les coûts d’exploitation

Le logiciel ne représente qu’une partie de l’investissement, et souvent la plus réduite, même si on se focalise dessus.
Les coûts indirects liés à l’exploitation du logiciel sont essentiels, et là encore les nouvelles offres en cloud ne simplifient pas les comparaisons.
C’est un fait, tout le monde va vers le cloud. Mais attention, cela ne veut pas dire qu’il n’y a plus de coûts informatiques. C’est le fournisseur de service qui les prend en charge ; bien sûr il fait d’énormes économies d’échelle, mais ces coûts sont facturés au client.
Les coûts du service d’hébergement devront être calculés et comparés avec une solution interne. N’oubliez pas que l’ensemble des formules est possible : un logiciel facturé « aaS » sur une plateforme interne, un logiciel acheté mais hébergé en cloud, un logiciel « aaS » en cloud, et un logiciel acheté hébergé en interne.
C’est pour cette raison que l’on séparera les deux équations, celles du calcul du coût de logiciel et celle du calcul de son coût d’exploitation.

La formule de calcul du coût d’exploitation sera basée sur :
- Le coût des machines M
- Le coût du stockage S
- Le coût de la bande passante BP
- Le coût de l’administration de l’ensemble ADM
- Sans oublier les hypothèses de croissance, des usages et des prix
Et l’on calculera encore une fois la valeur actuelle VA de l’ensemble, sur le nombre d’années envisagé d’exploitation.

Coût Exploitation = VA ( (M+S+BP+ADM)n1 + (M+S+BP+ADM)n2 x p x v + (M+S+BP+ADM)n3 x p x v + (M+S+BP+ADM)n4 x p x v +… )

Peut-on également mettre la composante humaine en équation ?

C’est sans doute la partie la plus difficile à anticiper. Combien de temps - et à quel coût - sera nécessaire pour développer et faire évoluer vos différents flux d’intégration ?
En effet, l’intégration de données n’est pas un projet à durée finie. Pour être encore une fois honnête, il faut accepter qu’un projet d’intégration de données ne soit jamais totalement terminé.
Une solution de facilité serait de recenser le nombre de flux de données à intégrer, et de multiplier par un nombre de jours moyen… cela vous donne… une très grosse approximation. Quels vont être les défis auxquels vous allez être confrontés dans la réalité ?

- Vos travaux d’intégration vont s’étaler dans la durée ; plusieurs personnes seront en charge de différentes intégrations, parfois développées en parallèle ;
- Sur un même lot d’intégrations, plusieurs personnes vont se succéder ; peut-être allez-vous créer une équipe spécifiquement en charge de la gestion et du développement des flux de données. La gestion de ces équipes sera un point clef ;
- L’intégration est un travail de transfert de données entre un point A et un point B. Mais A et B évoluent, tout comme les détails du chemin entre A et B. Les flux d’intégration doivent donc être maintenus, évoluer en fonction des besoins. Cette maintenance du développement des flux doit donc être budgétée.

Impossible ici d’écrire une équation des coûts humains de l’intégration. Mais, en fonction de votre activité et de votre organisation, vous penserez à écrire votre propre formule, là encore tenant compte de la durée réaliste d’utilisation de votre plateforme d’intégration.

Conclusion

J’ai essayé dans cet article de partager avec vous une méthode de calcul du coût complet d’intégration des données. Quel est le message sous-jacent ? Vous l’avez compris. Ne vous focalisez pas excessivement sur le coût initial du logiciel. Ce serait comme choisir un pneu uniquement en fonction de son prix, sans tenir compte du nombre de kilomètres qu’il vous permettra de parcourir, de son état d’usure, du coût de son installation, etc.
Une plateforme d’intégration dont vous aurez mal calculé les coûts, c’est comme une tuyauterie qui fuit. Elle vous a peut-être couté moins cher au départ, mais chaque mois vous perdez 10 % de votre consommation d’eau. Ce n’est pas grave ? Alors, pas de problème, ne changez rien. Mais si vous êtes un manager responsable, vous comprendrez qu’il vaut mieux bâtir sa plateforme d’intégration sur de bonnes bases, et éviter ainsi les fuites.

Ne sous-estimez pas la durée totale d’utilisation de votre plateforme d’intégration, soyez honnête dans vos prévisions, et calculez séparément les trois éléments : coût total du logiciel, coût total de son exploitation, coût humain annuel des tâches d’intégration.

Maitriser l’ensemble des composants du coût d’intégration des données, le modéliser pour le comprendre, puis l’optimiser, c’est finalement, comme le scande un grand fabricant de pneumatiques, « une meilleure façon d’avancer ». Bonne route vers une maîtrise intelligente de vos coûts d’intégration.

A propos de l'auteur

Senior account executive chez Stambia, ingénieur diplômé d'un master en science informatique à l’INSA de Lyon.

Jean-Noël bénéficie de plus de 15 années d'expérience dans la donnée et particuliérement dans le domaine de l'intégration des données.

Il débute sa carriére au sein d'une ESN spécialisée dans la transformation digital ( 7 ans chez Astek ) suivi de 8 année chez l'intégrateur DIMO Software.

Il passe en 2014 du côté éditeur en rejoignant Stambia une solution agile spécialisée dans l'intégration de données.




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