Sauvegarde ou archivage ? Pourquoi faut-il envisager les deux options

Décryptage des deux solutions

Les avantages de la sauvegarde sont de protéger les entreprises des attaques malveillantes ou des suppressions accidentelles du fait d’une consultation trop fréquente de certains fichiers. La sauvegarde va fournir une copie des données, permettre la récupération des contacts, des tâches ou encore des calendriers, de documents et enfin protéger les données contre les catastrophes ou les suppressions accidentelles.

L'archivage, quant à lui, est une excellente solution pour conserver les communications importantes qui doivent être indexées et recherchées à des fins juridiques ou de conformité. L’archivage fournit un référentiel des communications, accélère le processus d'eDiscovery en analysant rapidement les médias sociaux, les textes, les emails et autres messages de collaboration. Enfin, cette option préserve la sécurité des communications lorsqu'elles doivent être stockées dans le temps.

Bien qu'il y ait un certain chevauchement, chaque solution est optimisée pour permettre d’obtenir rapidement les données nécessaires et répondre à des besoins ad hoc. Ces deux solutions s’avèrent complémentaires dès lors qu’il s’agit de garantir la meilleure protection possible contre les risques internes et externes des entreprises.

Les 3 questions qui définissent les besoins

Si les solutions de sauvegarde et d'archivage stockent toutes deux une copie immuable de vos données avec une conservation illimitée, chaque solution est conçue et optimisée pour des objectifs différents.

Qui doit accéder aux données et pourquoi ?

Par exemple, un collaborateur doit récupérer rapidement des documents de travail, des notes de réunions et des contacts critiques pour l'entreprise ou dans le cadre d’une panne ou d'une attaque. Le besoin consiste à restaurer les données dans leurs structures d'origine et ce à partir d'une sauvegarde.

Autre exemple, rechercher un courriel dont la pièce jointe pourrait mentionner le mot "santé", dans ce cas, une solution d'archivage convient pour analyser et trouver les communications et les pièces jointes.

Où les données doivent-elles être stockées ?

L’activité de l’entreprise serait-elle perturbée si les collaborateurs étaient incapables d'accéder aux données ou de les restaurer ? Par exemple, l’entreprise a besoin de partager des communications avec des conseillers juridiques, comme des messages Teams ou des communications par courriel ; dans ce cas une solution d'archivage est idéale. Si l’objectif est la récupération de l’ensemble des données relatives à un sujet, il vaut mieux opter pour une sauvegarde.

Combien de temps pour la conservation des données ?

L’entreprise a besoin de récupérer une copie des données d'une semaine, un mois ou sept ans ou de stocker une version non modifiée des données, dans ces situations les solutions de sauvegarde et d’archivage permettent de conserver des données pendant une longue période. C’est lorsque les demandes sont affinées avec un besoin très spécifique, tels qu’une date déterminée ou un format particulier que va se poser la question d’une solution par rapport à une autre.

Aujourd’hui, de nombreux actifs travaillent à distance, de fait les entreprises s'appuient davantage sur les applications de collaboration et de partage de fichiers. Dans ce cadre, il est essentiel de réexaminer régulièrement les plans de sauvegarde, de reprise et d’archivage après sinistre, pour s’assurer qu'il n'y a pas de lacune dans la protection des données.