Le Département du Lot développe son SID transverse avec MicroStrategy

Le Département du Lot, garant des solidarités
Situé en région Occitanie, le Lot s’étend sur 5217 km2 et compte 173 400 habitants. Les services du Département conduisent des politiques solides d’investissement et de solidarité au service de l’ensemble des administrés.
La solidarité est une mission phare du Département qui apporte aide et soutien aux personnes les plus vulnérables. Fort de la compétence de ses agents, il s’investit pour faciliter les déplacements sur les 4 000 km de routes départementales, soutenir les associations culturelles et sportives, préserver et embellir le patrimoine naturel et architectural... Le Département contribue ainsi au développement de son territoire et participe à la préservation de sa qualité de vie.
Suivi de l’activité sociale et du respect des délais réglementaires, meilleur ajustement des moyens, enjeux de prospective financière... Pour mener à bien ses missions, le Département du Lot a choisi en 2012 de renforcer son système informatique décisionnel.
Initialement détenteur d’un outil de reporting, le Département souhaitait néanmoins disposer de dashboards visuellement aboutis, accessibles sur différents outils/devices et attractifs pour l’ensemble des cadres. Ceci en vue d’un pilotage adéquat au regard des grands enjeux réglementaires à venir.
Un dialogue compétitif vers une solution belle, pérenne et accessible
MicroStrategy remporte la compétition en 2012, face à d’autres grands noms de l’analytique, avec une feuille de route qui a su rassurer les équipes IT et métiers. Les axes prioritaires mobilité et solutions cartographiques sont évidemment des approches capables de répondre aux nombreux besoins d’un Département : répartition de la masse salariale, surveillance des routes, suivi des coûts de maintenance et de leurs évolutions, priorisation des travaux à engager...
MicroStrategy est choisi pour sa capacité à être déployé en mobilité mais également pour son référentiel centralisé qui permet de répercuter automatiquement sur l’ensemble d’un projet les changements opérés sur une ou plusieurs formules de calcul. En proposant les fonctionnalités utiles à la collectivité, dont Transaction Services assurant l’interopérabilité avec les données de base, MicroStrategy s’est également montré un facilitateur.

Pérenne et esthétique, complète et accessible, MicroStrategy est depuis la solution de BI et d’Analytique du Département du Lot. Pour ce faire, l’équipe IT a choisi d’en allotir l’implémentation et d’adopter des méthodes de travail collaboratives et itératives afin d’alimenter le processus.
Un SID transverse, pas à pas
Pour mettre à disposition de toute la collectivité son nouvel outil complet de BI et d’Analytics, l’équipe de développement décisionnelle du Département du Lot a opté pour un déploiement par étapes. Une roadmap de développement de tableaux de bord sous MicroStrategy a été définie.
La première brique à destination du secteur financier aide à la préparation budgétaire et s’adresse tant à l’encadrement qu’aux gestionnaires comptables dans chaque entité du département. Les ressources humaines ont ensuite fait l’objet de la même attention, avec une information dédiée au top management. Le développement des tableaux de bord d’activités est l’enjeu majeur des travaux à venir. Un premier outil a été réalisé pour le suivi de l’activité d’un établissement spécifique (syndicat d’aménagement) et des dashboards sont en cours de développement sur le social et la gestion des routes.
La mise en œuvre de l’infrastructure technique s’est faite très rapidement, le Département du Lot choisissant en outre de se faire accompagner de consultants. En effet, l’équipe décisionnelle en charge du projet souhaitait, de son côté, concentrer ses efforts et sa réflexion sur les indicateurs à mettre en place. Études et ateliers se sont multipliés au cours de l’année 2012 avant de créer un premier entrepôt de données. Les premières restitutions sont donc intervenues un an après.
« MicroStrategy est un outil très complet et très performant. S’il requiert un certain niveau de technicité du point de vue de l’IT, c’est aussi très enrichissant pour nous », remarque Jean-François Sol, développeur décisionnel au Département du Lot.
Le SID ressources humaines, en particulier
Anne-Audrey Capart, contrôleur de gestion au sein du Département du Lot, a vocation à conseiller l’ensemble des directions et à les aider à mieux piloter les moyens dont elles disposent, en leur apportant notamment les outils adaptés à leurs besoins. « Notre objectif est vraiment de maîtriser l’information et son partage auprès des encadrants opérationnels, de manière systématique. Ils doivent pouvoir anticiper, mieux piloter, en ayant une connaissance complète des situations. »
Entrer dans l’outil s’est révélé rapide et simple pour Anne-Audrey Capart, qui a pu travailler directement sur la partie restitution et se félicite de la réactivité gagnée grâce à MicroStrategy. Avec MicroStrategy, les équipes ont pu adopter de nouvelles manières de travailler, dépassant la segmentation classique d’une DSI qui développe et d’un maître d’ouvrage qui consomme. Jean-François Sol complète : « A la reprise du projet SID RH en 2017, l’ensemble des participants a choisi de travailler en méthodes agiles. Avec Visual Insight en soutien, le module d’analyse et d’exploration visuelle de la donnée de MicroStrategy, nos ateliers sont devenus encore plus réactifs et interactifs ».
En une année, le SID RH a pu être mis en production. Les retours sont positifs. Les cadres prennent maintenant connaissance d’une information complète, dont, le soulignent-ils, ils n’avaient pas nécessairement conscience jusqu’ici. Leur participation en tant qu’encadrants pilotes a largement contribué à l’adoption de la solution.