Le département des Yvelines optimise la gestion de son parc immobilier grâce à la BI

Le Conseil départemental des Yvelines compte plus de 3 800 agents. Face au nombre croissant d’informations à gérer et aux besoins constants des directions métiers d’obtenir des indicateurs fiables, le Conseil départemental des Yvelines a décidé de mettre en place un outil de Business Intelligence.

Retour sur le déploiement de la solution avec le témoignage de Phuong-Anh Barrier, Chef de projet BI au sein de la Direction des Systèmes d’Information du Conseil départemental des Yvelines.

Dans quel contexte avez-vous décidé de vous tourner vers une solution de Business Intelligence ?

« En 2017, la Direction des Systèmes d’Information a souhaité proposer une solution de Business Intelligence aux directions Métiers, en veillant à l’urbanisation du SI et permettant de répondre à la demande d’indicateurs agrégés transverses fiables de la Direction Générale des Services. J’ai donc été recrutée pour rationaliser et optimiser les outils de Business Intelligence déjà en place au sein du Département. Mon constat a été simple : les solutions existantes n’étaient pas adaptées aux problématiques des métiers.

Les directions métiers ont des besoins toujours plus importants en termes d’indicateurs pour le pilotage de leurs activités. Et pour les obtenir, il est nécessaire de croiser les données des différents services, stockées sur des serveurs distincts et exploitées indépendamment par chaque métier. Par exemple, une direction métier utilise Excel pour les agréger et les analyser, alors qu’une autre a créé sa propre base Access. Conséquences : la production de ces indicateurs demandaient beaucoup de temps homme, augmentant également le risque d’erreurs dues aux ressaisies manuelles.

De plus, les utilisateurs souhaitaient des tableaux de bord plus dynamiques et un outil plus “user friendly”. Nous avons donc décidé de déployer une nouvelle solution de Business Intelligence. »

Quelle a été votre démarche pour choisir ce nouvel outil ?

« Nous avons benchmarké 4 solutions suggérées par les différentes directions métiers. Nous avons ensuite construit un comparatif que nous avons présenté aux services concernés. Ce sont l’intuitivité de la solution DigDash Enterprise et son ergonomie qui nous ont convaincus. Le fait que ce soit un éditeur français était également un critère important pour nous.

C’est une solution “All inclusive” : il n’y a pas besoin d’ajouter un nombre important de modules, les fonctionnalités de base sont très complètes. De plus, les équipes de support sont très réactives, nous arrivons toujours à trouver des solutions rapidement. »

Comment se passe le déploiement de la solution ?

« Pour commencer, les utilisateurs au sein de la Direction Ingénierie Foncière et Immobilière ont mis en place un pilote avec des tableaux de bord afin d’analyser le suivi du patrimoine immobilier du Département. Ils obtiennent ainsi une vue globale du parc immobilier (qui comprend également les collèges), du suivi des interventions au sein des établissements, de leur consommation énergétique, du parc locatif… Au total, plusieurs milliers de données provenant de différentes bases de données sont agrégées.

Grâce à la Data Visualisation, les référents métiers peuvent repérer rapidement les données incohérentes et sensibiliser les opérationnels chargés de les recenser afin de fiabiliser les processus de saisie. Mais ce n’est pas tout ! Ils peuvent également identifier les problématiques et prendre des décisions adaptées. Par exemple, optimiser l’installation électrique d’un bâtiment, s’ils constatent une consommation inhabituelle. Pour résumer, nous pouvons dire que nos équipes gagnent en réactivité.

Nous avons 30 utilisateurs actifs, et envisageons par la suite étendre la solution aux Directions des Finances, des Ressources Humaines et du Social. L’objectif est de produire des indicateurs et tableaux de bord à destination de la Direction Générale des Services afin de fiabiliser le pilotage stratégique de l’activité du Conseil départemental des Yvelines. »