Les directeurs d'IUT de France et la Cloud BI

Interlocuteurs : Mickael Spennato, Chargé d’études statistiques & Christophe Viton, Directeur de l’IUT Lyon 1 et vice-président en charge de la commission Pilotage, Moyens, Statistiques de l’Assemblée des Directeurs d’IUT (ADIUT)


C’est sous leur impulsion que depuis un an, les 114 directeurs d’IUT utilisent BIME et interrogent des tableaux de bord dynamiques, consultables par tous, en ligne.

Leur besoin : voir l’arbre et la forêt pour porter un message à l’unisson auprès des autorités de tutelle
Les directeurs avaient chacun besoin d’indicateurs de performance pour faciliter le positionnement des résultats de leur IUT à l’échelle de leur université, de leur académie, de leur région mais aussi au niveau du réseau national des IUT. Parmi ces indicateurs, nous retrouvons ceux qui concernent leur recrutement, la réussite et le devenir de leurs diplômés.
Ce benchmark et cette meilleure compréhension des performances leur permettent de mieux communiquer, d’établir des plans d’actions plus rapidement et alimentent une meilleure stratégie globale pour argumenter à l’unisson auprès de leurs autorités de tutelle.

Auparavant : Un contexte fastidieux d’agrégation d’analyses multi-sites
Les indicateurs de performance et les tableaux de bord sont réalisés par Mickael. Avant BIME, Mickael utilisait Excel mais le reporting était difficilement partageable à l’échelle du réseau car chaque graphique relatif à un IUT était copié dans une présentation powerpoint personnalisée. Le manque de dynamisme et la réplication en 114 exemplaires étaient fastidieux.
Côté source de données, il s’agit toujours de multiples fichiers excel, qui s’incrémentent au gré des enquêtes réalisées annuellement. Les requêtes sont réalisées sur l’historique au minimum toutes les semaines.
Les analyses sont ainsi présentées pendant les assemblées générales aux directeurs d’IUT ainsi qu’à l’échelle académique et nationale auprès des autorités ministérielles.

Pourquoi la Cloud BI ?
Pour Mickael Spennato, “notre choix initial n’était pas forcément orienté vers une solution Cloud, mais après de nombreuses recherches, cela nous a finalement paru évident. Le Cloud, c’est la rapidité d’essai, d’exécution du projet et de mise en place, même si on ne peut pas vraiment parler de mise en place car c’est immédiatement en ligne, pour chacun des IUT. Les systèmes d’information sont tellement différents sur chacun des sites que la logique Cloud permet de s’en affranchir, d’aller vite et de créer le besoin en montrant tant de réactivité”.
La volumétrie n’était pas dans ce cas de figure la problématique n°1, mais son accessibilité, oui.
En plus de cette valeur d’usage immédiate malgré une logique d’explosion géographique, le choix de BIME et de la Cloud BI s’est opéré à une période clé de la vie des IUT devant s’adapter à de nouveaux enjeux de la loi de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche notamment pour les candidats issus de Baccalauréats Technologiques.
Afin de répondre beaucoup plus rapidement, de manière concertée, argumentée et chiffrée, à l’échelle nationale, la mise en forme des données est devenue cruciale. C’est ce à quoi BIME leur permet de répondre aujourd’hui. “ BIME permet d’avoir une approche de l’accès aux données que l’on retrouve chez nos partenaires socio-économiques. La réactualisation des données permet de répondre en ligne à nos autorités de tutelle. Cela donne un plus indéniable aux acteurs de notre réseau” rajoute Christophe Viton.

L’impact de BIME : une ébullition des analyses collaboratives
“BIME permet d’aller plus loin qu’une simple solution de data visualisations ou de créations graphiques. C’est une vraie plateforme de Business Intelligence. BIME permet des calculs sophistiqués et une navigation dans les données grâce à des Drill/Down, Drill/Through qui font naître d’autres analyses.” Les analyses et tableaux de bord étant “simples à réaliser”, l’information est plus riche et laisse plus de temps à l’analyse. La richesse vient aussi de la capacité à travailler à plusieurs sur un même environnement de tableau de bord, en live, comme dans les suites bureautiques disponibles en ligne de type GoogleDocs par exemple. “L’utilisation et les analyses sont collaboratives ce qui créé des échanges plus faciles entre les directeurs” rappelle Christophe Viton, ajoutant aussi que “les données nécessaires au pilotage sont apportées sur le bureau de chaque directeur. Elles sont actualisées et BIME procure clairement sa robustesse mais aussi sa convivialité d'utilisation”.

En combien de temps ? “Nous ne sommes même plus dans la comparaison avant/après”
“La prise de décision a été assez longue de notre côté, nous devions tester plusieurs solutions mais aussi définir notre budget pour ce projet” déclare Christophe. “C’est surtout ce temps (6-7 mois) qui a été “long” car à partir du moment où nous avons eu le feu vert, en 1 mois, plusieurs tableaux de bord étaient déjà soumis à tous les directeurs du réseau avec un accès personnalisé et sécurisé. Mickael a montré aux directeurs et à d’autres acteurs du réseau des IUT (130 personnes en tout) comment utiliser BIME. Il répond de manière régulière à leurs besoins et les tient informés quant aux nouvelles analyses disponibles.
Pour Mickael, “Avant BIME, il fallait environ 1 jour pour produire des indicateurs figés pour une académie et plus d’une semaine pour fournir des informations actualisées à une dizaine de directeurs...avec BIME, en une journée je peux construire et mettre à disposition un tableau de bord élaboré, dynamique et interactif qui sert immédiatement les 114 directeurs grâce au Cloud.“

“En fait, nous ne sommes même plus dans la comparaison du temps passé par analyse avant & après BIME. BIME apporte une évolution qui répond à une attente du réseau”. Christophe Viton.


Fonctionnalités préférées : Naviguer jusqu’aux détails des données sous jacentes, en ligne.
Les fonctionnalités de décomposition et de Drill/Down Drill/Trhough sont particulièrement appréciées par les Directeurs. Mickael rappelle que “le fait de pouvoir voir ce qu’il y a derrière une sélection graphique en terme de données brutes rassure certains Directeurs attachés à une visualisation de type tableur. Ils peuvent en plus télécharger le fichier afin de retravailler dessus en interne. Tout ceci reste très intuitif et c’est le nerf de l’adoption”. Le fait que chaque élément dans BIME soit aussi un “widget” est un vrai plus selon Mickael car cela permet d’organiser son tableau de bord simplement, d’utiliser les données de manière indépendantes ou bien choisir de les lier, de jongler entre les différentes sources de données, de faire des copier/coller façon Office.

Prochaines étapes ? Après les analyses transversales entre IUT, ouvrir ces analyses à l’extérieur.

Etoffer les domaines d’analyses :
Mickael a déjà commencé à mettre en place des analyses de gestion, propres au fonctionnement interne d’un IUT, de type budgétaire et RH. Celles-ci sont pour le moment expérimentales et seulement appliquées à l’IUT Lyon 1. Les données sont extraites de SAP dans ce cas. La facilité de BIME à s’interfacer avec de nombreuses bases de données, qu’elles soient installées ou en ligne, grâce aux nombreux connecteurs de BIME, permet de penser d’ores et déjà à aller plus loin comme dans les bases de données des effectifs encadrants pour établir des tableaux de bord du personnel.

S’ouvrir encore plus à l’extérieur :
L’équipe pense à ouvrir encore un peu plus leurs analyses à l’extérieur des IUT, afin de mieux communiquer auprès des étudiants et de valoriser le caractère innovant des IUT au travers d’un outil comme BIME. Ils pensent aujourd’hui aux différents paramétrages qui pourraient permettre une diffusion moderne des analyses, consommables directement depuis des retweets par exemple.

Répondre plus largement aux enjeux éducatifs nationaux :
Le système universitaire s’auto-évalue périodiquement. Mickael et Christophe et l’ensemble des directeurs d’IUT souhaitent pouvoir agglomérer un ensemble beaucoup plus vaste de données des IUT (patrimoine, budgétaire, ..). Elles existent mais dans de très nombreux formulaires Excel non centralisés. Ils souhaitent faciliter la réalisation de cet ambitieux projet via un formulaire unique de saisie en ligne alimentant une base de données relationnelle que BIME pourrait consulter. Dans quel but ? Démontrer par exemple l’apport de l’évolution d’un programme de formation dans le temps, le corréler aux statistiques des diplômés à l’échelle nationale pour s’appuyer sur les bonnes pratiques du réseau … dans l’intérêt de l’insertion des jeunes diplômés issus des IUT. L’apport de ces données peut-il permettre de concrétiser aux travers l’analyse des tableaux de bords des IUT, les réflexions entre l’enseignement secondaire et l’enseignement supérieur ?
Le ministère de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur demande ce maillage pour mieux comprendre les éléments de la réussite des jeunes, cela passera peut-être par les données de la Cloud BI ?

“Notre réseau nous demandait de répondre à un besoin : collecter, centraliser et analyser ses données, pour mieux comprendre. La dynamique est enclenchée aujourd’hui. Nous pouvons envisager de faire grandir notre projet, en termes d’accès à des sources de données toujours plus nombreuses et différentes...tout en répondant aux besoins des directeurs d’IUT en continu.”

“Et bravo aux équipe de BIME pour leur réactivité et pour la solidité de la solution”.
Mickael Spennato et Christophe Viton







Christophe Viton à gauche et Mickael Spennato à droite.

Janvier 2015