Hyland intègre la gouvernance documentaire au cœur de Microsoft Teams

Hyland, acteur majeur de l'automatisation et de l'intelligence documentaire d'entreprise, annonce le lancement de Hyland for Microsoft Teams. Cette nouvelle intégration permet aux utilisateurs de rechercher, consulter, gérer, partager et capturer des contenus gouvernés sans quitter leur espace de travail collaboratif, en reliant directement Teams aux référentiels OnBase et Nuxeo.

Microsoft Teams s'est imposé comme le centre névralgique du travail quotidien et des prises de décision. Toutefois, la conservation des documents stratégiques dans des GED séparées génère un cloisonnement problématique. Cette rupture entraîne une prolifération de doublons, des processus manuels chronophages et des failles de conformité lorsque les collaborateurs contournent les outils informatiques officiels pour gagner en rapidité.

« Alors que le travail devient plus fluide et s'accélère à travers les plateformes, notre rôle est d'assurer que la gouvernance suit le document au lieu d'être contournée », explique Megan Caraballo, Directrice gestion produits des solutions sectorielles chez Hyland. « Hyland for Microsoft Teams répond aux usages réels des employés dans leur outil de travail quotidien, sans contraindre les entreprises à faire de concessions sur la sécurité ou la conformité. »

La gouvernance documentaire intégrée au flux de travail

L'application élimine les changements d'habitudes et l'accumulation de fichiers non contrôlés hors de la GED. Ses fonctionnalités clés permettent aux équipes de :

Rechercher et consulter du contenu Hyland (OnBase / Nuxeo) directement depuis la barre de recherche ou un canal de discussion Teams, sans interruption de tâche.

Partager des liens sécurisés vers les documents officiels pour collaborer en temps réel tout en maintenant l'étanchéité des droits d'accès et politiques de sécurité.

Capturer et archiver instantanément les pièces jointes ou informations clés échangées dans Teams vers les référentiels GED appropriés, assurant leur conservation légale à long terme.

Lier le contenu aux conversations spécifiques pour en faciliter la traçabilité ultérieure.

L'ensemble de la solution se configure centralement via le Hyland Content Innovation Cloud pour simplifier le déploiement par les équipes IT.

« Microsoft Teams est le lieu où nos clients collaborent et décident chaque jour. Mais la valeur de ces décisions dépend de la fiabilité des données sous-jacentes », souligne Jacquelyn Crowhurst, Chief Architect – Americas Enterprise Partner Solution chez Microsoft. « Hyland for Microsoft Teams apporte des contenus d'entreprise éprouvés et régulés au plus près du travail des utilisateurs, conciliant agilité opérationnelle et maîtrise des risques. »

Secteurs régulés : répondre aux exigences sectorielles sans bloquer les métiers

Dans les industries fortement réglementées, l'absence de gouvernance entraîne des risques juridiques et financiers majeurs. L'intégration Hyland apporte une réponse concrète aux cas d'usage critiques :

Secteur bancaire : Qu'il s'agisse d'un conseiller préparant un rendez-vous commercial, d'un analyste crédit complétant un dossier d'emprunt ou d'un expert luttant contre la fraude, les agents traitent les pièces officielles hébergées dans OnBase sans jamais sortir de leur fil de discussion Teams.

Assurance : Lors de la gestion d'un sinistre, les gestionnaires peuvent regrouper photos, devis et rapports d'expertise partagés dans un canal Teams et les réinjecter directement dans me dossier d'assurance. Ce transfert déclenche automatiquement le workflow métier associé, évitant la dispersion des preuves.

Ressources Humaines : Les CV et offres d'embauche transmis lors des processus de recrutement sont automatiquement classés dans le dossier RH sécurisé du collaborateur, plutôt que de stagner dans des conversations privées ou des espaces de stockage personnels.

Dans chacun de ces scénarios, le constat est identique : la conversation a lieu dans Teams, mais la conformité, la conservation et les processus métiers restent sous le contrôle de la plateforme GED Hyland.

Hyland for Microsoft Teams est disponible dès aujourd'hui pour l'ensemble des clients Hyland exploitant Microsoft Teams comme environnement collaboratif principal.