Système de pilotage : anticiper, maîtriser, agir

Un système de pilotage a pour but premièrement de fournir des informations clés sur l’état et la progression des activités ; deuxièmement de créer un référentiel commun à l’entreprise, reconnu et accepté de tous, fondé sur des indicateurs et un vocabulaire précis ; troisièmement de motiver les délégataires, par l’effet stimulant que constitue la visualisation régulière de la progression vers l’objectif convenu ; quatrièmement de faciliter le reporting, par la disponibilité rapide d’une synthèse claire des données représentatives de l’activité et de sa progression vers l’objectif assigné.

Un système de pilotage parfaitement adapté est un gage de gain de temps, de qualité et d’anticipation. Le manager est alerté à temps et à bon escient, afin qu’il puisse par exemple déceler les dysfonctionnements dés leur apparition et avant qu’ils ne se transforment en crise. La surveillance et le croisement des informations relatives aux activités mises sous contrôle sont les garants de la qualité de la gestion. Enfin outre le reporting et la décision immédiate, le système de pilotage peut alimenter la réflexion stratégique en fournissant des éléments de référence fiables.

Pour mettre en place un système de pilotage il convient de procéder méthodiquement en définissant le périmètre à surveiller (entités, activités), les objectifs poursuivis, le responsable, les indicateurs significatifs et les actions à entreprendre en cas d’alerte signalée par les indicateurs. Il est dans ce cadre indispensable de rechercher les informations adaptée aux besoins du manager, aux spécificités et aux objectifs des activités à contrôler. Il faut aussi choisir des représentations adaptées aux contrôles à effectuer, aux besoins du pilote, et trouver la façon de produire les informations de suivi ou de contrôle, afin de les rendre les plus fiables possibles. Enfin il faut étudier les scénarios des décisions et des actions en cas de crise.

Le manager pilote les activités, c’est lui qui prend les décisions les concernant, il est donc le destinataire principal du système de pilotage. Dans le cas où le système étudié comporte des sous systèmes, alors chaque sous-système est géré par un manager délégué par le manager de l’ensemble, et chaque sous-système fait l’objet d’un système de pilotage approprié. L’association des différents sous-systèmes constitue le système de pilotage de l’ensemble.

Chaque indicateur doit faire l’objet d’une définition des valeurs qu’il peut prendre, des méthodes de mesure et de calcul des valeurs, on doit y trouver aussi le cas échéant les seuils d’alerte et les procédures à déclencher. Il faut aussi décrire la façon de présenter l’indicateur (unité de mesure, ratio, indice, avec quelle précision, rythme, graphisme éventuel, ...) pour les différents acteurs concernés. Grâce à cette façon de faire chaque décideur accède aux informations qui le concernent et dispose d’indicateurs qui lui sont propres en adéquation avec ses objectifs.

Un système de pilotage permet à l’entreprise de ne pas disperser son énergie, de se focaliser pleinement sur ses objectifs, de ne pas réagir dans la précipitation, d’agir juste, de ne pas subir l’événement et d’anticiper. Cependant les gestionnaires de systèmes de pilotage ne doivent pas oublier la remarque de Charles Goodhart : « La pertinence statistique de tout indicateur tend à s’atténuer, voire à disparaître, lorsqu’il est utilisé à des fins de régulation ».

Pour aller plus loin sur ce sujet vous pouvez utilement consulter les liens ci-dessous :
Pilotage de l’entreprise http://www.volle.com/rapports/pilotage.htm
Système décisionnel http://www.decideo.fr/bruley/Systeme-d-information-decisionnel-A-quoi-cela-sert-il_a26.html