Transformer rapidement et simplement sa DSI grâce à la RPA

Améliorer la productivité des équipes

Pour réduire les tâches manuelles et simplifier leurs processus, les DSI ont de plus en plus recours à l’automatisation. Exploitation des serveurs ou gestion du parc informatique, ces tâches peu valorisantes sont chronophages et ne représentent pas de grande valeur ajoutée pour les collaborateurs. D’autant qu’en fin de mois, s’observent des pics d’activités importants avec le chargement ou le traitement des fiches de paie qui nécessitent de récupérer de nombreuses données RH. Autant d’activités automatisables facilement pour délester les collaborateurs de missions rébarbatives tout en limitant le risque d’erreurs manuelles. Alors qu’il serait tentant de voir en l’automatisation un moyen de réduire les coûts, ce n’est en réalité pas la raison principale pour laquelle les entreprises en font le choix . Le premier vecteur qui les conduit à automatiser réside dans la volonté de l’entreprise d’augmenter les capacités des collaborateurs et améliorer leur efficacité opérationnelle.

Automatiser oui, mais intelligemment

De nombreuses entreprises se lancent dans l’automatisation à petits pas. De façon prudente, elles préfèrent ne pas s’investir pleinement manquant de confiance à son égard.

Le problème c’est que cette frilosité et cette vision très tactique les empêchent de matérialiser le bénéfice d’une automatisation à plus grande échelle. Des assistants numériques déployés sur quelques postes utilisateurs ne peuvent être étendus à des projets de plus grande envergure impliquant un contrôle de la sécurité, de la traçabilité et de la maintenabilité.

L’automatisation par ailleurs doit être considérée comme un véritable projet de transformation qui nécessite un sponsorship de haut niveau hiérarchique au sein de l’entreprise tels un CEO ou un directeur général par exemple. Moteur du changement, il a un rôle de catalyseur et pilote la mise en oeuvre du projet en restant garant de la stratégie de l’entreprise.

« Commencez petit, mais pensez grand » : en décidant d’automatiser, l’entreprise doit commencer à travailler sur des processus qu’elle maîtrise et qui sont des candidats idéaux à l’automatisation sans pour autant réduire cette dernière à quelques postes de collaborateurs au travers d’initiatives timides.

Automatiser de façon encadrée

Une équipe dédiée doit avoir sous sa responsabilité la conduite du projet d’automatisation. Il s’agit d’une véritable transformation digitale avec un véritable impact positif sur les collaborateurs et leur travail quotidien. Ce projet d’envergure nécessite une organisation sans faille qui ne peut être déléguée. D’autant qu’en gardant la main sur la chaîne d’automatisation, il devient plus aisé d’en maîtriser les coûts, mais aussi tout l’environnement et les demandes d’évolutions par exemple.

Fort heureusement, les projets de RPA se prêtent extrêmement bien aux méthodes agiles qui permettent de maîtriser les coûts en avançant pas à pas. Auparavant, tous les détails du projet étaient pensés dans les moindres détails en amont ce qui s’avérait contre-productif. Les développeurs mettaient plusieurs mois à développer, mais entre-temps les processus métiers avaient déjà évolué créant ainsi un décalage entre ce qui était initialement voulu et le résultat final.

Avec cette approche agile, les utilisateurs participent et conçoivent directement leur processus en validant chaque étape et en procédant aux ajustements nécessaires en temps réel.

Sécuriser l’automatisation

Il ne faut pas négliger la sécurité et la traçabilité non opposable qui doivent faire partie de l’architecture de la solution choisie pour l’automatisation. Faute d’être prise en compte dès le départ, c’est très difficile - voire impossible - de rectifier le tir par la suite. Par exemple, lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, cela peut souvent prendre plusieurs mois avant de supprimer ses accès aux applications. Automatiser ces processus et supprimer les accès immédiatement est une sécurité supplémentaire pour les données de l’entreprise. Les opérations sont ainsi retracées très finement et l’entreprise bénéficie d’une vision holistique de toutes les manipulations effectuées sur le système d’information. Certes, au début du projet d’automatisation penser à la sécurité est loin d’être intuitif – et peut s’avérer contre-productif - , mais c’est indispensable pour éviter des conséquences néfastes souvent irréversibles à moyen et long terme. En effet, les DSI disposent d’énormément de données personnelles et sensibles qui doivent demeurer entre de bonnes mains.



Contrairement à une croyance générale, tout le monde ne peut pas faire de RPA en un claquement de doigts. Véritable programme de transformation d’envergure, la RPA peut générer beaucoup de ROI rapidement seulement si elle menée pleinement et ne reste pas simplement une initiative de quelques collaborateurs. Loin d’être complexe, automatiser implique néanmoins pour l’entreprise de revoir son organisation et ses méthodes de travail, ce qui ne peut se faire par quelques personnes sur le coin d’une table en mode « laboratoire ». La RPA suppose donc de passer par une phase d’apprentissage et d’ajustements et exige l’implication de chacun pour garantir son succès au risque d’être déçu.